Controlling Teil 2: Alles über Wareneinsatz, Wareneinsatzquote & Warenkostenquote

Im ersten Teil unserer Blogserie zum Thema Controlling in Gastronomie und Hotellerie haben wir den Umsatz genauer betrachtet: Welche Kennzahlen gibt es? Worauf solltest du bei der Analyse achten? Und welche Maßnahmen lassen sich daraus ableiten? Damit haben wir die Basis für alle weiteren Controlling-Aktivitäten gelegt. Hier gleich nochmal durchlesen und Wissen auffrischen! 

Heute geht’s um den Wareneinsatz – einen der größten Kostenblöcke in deinem Betrieb, direkt nach den Personalkosten. Umso wichtiger ist es, ihn nicht nur zu kennen, sondern aktiv zu steuern. Nur wenn du deine Einkaufskosten und den Wareneinsatz im Blick hast, kannst du bei steigenden Preisen rechtzeitig reagieren und gezielt optimieren. Deshalb nehmen wir die zentralen Kennzahlen Wareneinsatz, Wareneinsatzquote und Warenkostenquote genauer unter die Lupe – mit klaren Definitionen, einer praxisnahen Herangehensweise und einem aktuellen Beispiel aus der Gastronomie.

1. Wareneinsatz – der Euro-Wert, um den sich alles dreht

Der Wareneinsatz ist der Euro-Betrag, den du für alle Zutaten und Waren ausgibst, die du in einem bestimmten Zeitraum verkaufst. Er zeigt dir, was es dich wirklich kostet, deine Speisen und Getränke zu produzieren – ohne Löhne, Miete oder Energie.

Praxisbeispiel – Kalbsschnitzel mit Pommes

(Richtpreise, Vorarlberg, netto, Stand 11. August 2025)

• Kalb, Schale 160 g × 23,90 €/kg = 3,82 €
• Mehl, Ei, Brösel, Öl, Zitrone, Petersilie = 0,56 €
• Pommes + Frittieröl = 0,54 €

Gesamt-Wareneinsatz: 4,92 € netto
Verkaufspreis: 18,90 € brutto ⇒ 17,18 € netto


In der Gastronomie und Hotellerie wird der Wareneinsatz immer auf einen klar definierten Zeitraum bezogen – zum Beispiel pro Tag, Woche, Monat oder Jahr. Dieser Zeitbezug ist entscheidend, weil er erst den Vergleich mit dem entsprechenden Umsatz ermöglicht und damit aussagekräftige Kennzahlen, wie die Wareneinsatzquote oder den Deckungsbeitrag, liefert. Ohne einen festen Zeitraum würdest du Äpfel mit Birnen vergleichen: Ein Wareneinsatz von 5.000 € sagt nichts aus, wenn nicht klar ist, ob das für eine Woche Hochsaison im Hotelrestaurant oder für ein ganzes Quartal im à-la-carte-Betrieb gilt.

In der Praxis werden für die strategische Steuerung meist Monatswerte herangezogen, während für operative Eingriffe – etwa bei stark schwankenden Einkaufspreisen, veränderten Gastzahlen oder Abweichungen in Rezepturen – auch wochen- oder tagesaktuelle Daten sinnvoll sind. Erst durch diesen strukturierten Zeitbezug lassen sich Kostenentwicklungen erkennen, Trends verfolgen und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um Margen und Wirtschaftlichkeit zu sichern.

2. Wareneinsatzquote – der Schlüssel zur Wirtschaftlichkeit deiner Küche

Die Wareneinsatzquote ist der prozentuale Anteil deiner Warenkosten am Nettoumsatz. Sie zeigt dir, wie effizient du einkaufst und kalkulierst – und ist damit eine deiner wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen.

Sie hilft dir zu erkennen, ob du mit deinen Verkaufspreisen und deiner Kalkulation auf dem richtigen Weg bist – oder ob dir Rohstoffpreise, Portionsgrößen oder schlechte Einkaufsbedingungen die Marge auffressen.

Formel: (Wareneinsatz / Nettoumsatz) × 100 = Wareneinsatzquote in %

Praxisbeispiel – Kalbsschnitzel mit Pommes

• Wareneinsatz: 4,92 € netto
• Verkaufspreis: 17,18 € netto

In der Praxis gilt als grobe Richtlinie: Wareneinsatzquote bei Speisen: ca. 25–30 %, bei Getränken meist deutlich niedriger. Aber: Jeder Betrieb ist anders – wichtig ist der Vergleich mit deinen eigenen Zielen und Vorperioden.

Diese Quote macht deine Leistung transparent – sowohl für die strategische Planung als auch für den Tagesbetrieb. Zeigt sie dauerhaft einen zu hohen Wert, lohnt sich ein Blick auf deine Rezepte, Einkaufsbedingungen oder Portionsgrößen.

3. Warenkostenquote – die ehrliche Wahrheit auf dem Tisch

Die Warenkostenquote zeigt dir, was wirklich in deiner Küche passiert – ganz ohne Schönfärberei. Denn sie geht über den theoretisch geplanten Wareneinsatz hinaus und bezieht alle tatsächlich verbrauchten Waren mit ein: inklusive Schwund, Verderb, Bruch und leider auch Diebstahl.

Der Unterschied in der Praxis:

• (Soll-) Wareneinsatzquote → basiert auf Rezepturen und Kalkulation
• (Ist-) Warenkostenquote → zeigt den realen Verbrauch anhand von Wareneingang minus verkaufte Produkte 
  
  

Das macht die Warenkostenquote zur härteren, aber auch ehrlicheren Kennzahl, wenn du verstehen willst, wie effizient dein Betrieb wirklich arbeitet.

Beispielhafte Fragestellungen, die du mit der Warenkostenquote beantworten kannst:

• Geht bei der Lagerung oder Ausgabe Ware verloren?
• Werden die Portionen tatsächlich wie kalkuliert ausgegeben?
• Gibt es Diskrepanzen zwischen Einkauf und tatsächlichem Verbrauch?
• Wurden Produkte falsch gebucht, verderben sie regelmäßig oder verschwinden sie sogar?
  
  

4. Zwei Wege, wie du an deine Zahlen kommst

Um deinen Wareneinsatz richtig zu berechnen, gibt es zwei gängige Ansätze, jedoch mit einem bedeuteten Unterschied: Der Soll-Wert (Rezepturbasiert) zeigt dir, was laut Rezept und Kalkulation passieren sollte während dir der Ist-Wert (Wareneingang/Verkaufte Produkte) zeigt, was wirklich passiert ist - inklusive Verluste und Abweichungen.

A) Rezepturbasiert (Soll-Wert)

Hier gehst du von deinen standardisierten Rezepturen aus. Jede Portion ist genau definiert: Menge der Zutaten × Einkaufspreis. Multipliziert mit den verkauften Mengen aus deiner Kasse ergibt das den Soll-Wareneinsatz – also die Warenkosten, die theoretisch entstehen müssten.

Vorteile:

• Sehr detailliert auf Artikelebene.
• Sofortiger Abgleich mit Umsatz möglich.
• Keine tägliche Lagerbuchung nötig → spart Personal und vermeidet manuelle Fehler.
• Inventur nur bei Abweichungen nötig – gezielt dort, wo Ursachen vermutet werden.

B) Wareneingang & Verkaufte Produkte/Artikel aus der Kasse (Ist-Wert)

Bei dieser Variante nutzt du die tatsächlichen Wareneinkäufe aus den Eingangsrechnungen und ziehst davon die in der Kasse verbuchten Verkäufe ab. So erhältst du den Ist-Wareneinsatz, also deine realen Warenkosten.

Formel: 
Ist-Wareneinsatz = Wareneingang in € - Verkaufte Artikel aus der Kasse in Euro €

Vorteile:

• Erfasst Schwund, Verderb und Fehlmengen.
• Echte Ist-Kostenbasis für die Warenkostenquote.
  
  

5. Soll-Ist-Vergleich – die Königsdisziplin im Kostencontrolling

Der Soll-Ist-Vergleich ist der Moment der Wahrheit: Er zeigt dir schwarz auf weiß, ob deine Planung mit der Realität übereinstimmt – oder ob irgendwo im Betrieb unbemerkt Geld verloren geht.

Was bedeutet das konkret?

• Soll < Ist →  Du hast mehr verbraucht, als laut Rezeptur geplant war. Ursachen können sein: Überportionierung, falsche Lagerung, Verderb oder schlicht Diebstahl.

• Soll > Ist → Du hast weniger verbraucht, als du kalkuliert hast. Das klingt erstmal gut, kann aber auch ein Warnsignal sein: Entweder sind deine Portionen zu klein oder du hast falsch kalkuliert.

• Soll = Ist → Glückwunsch! Du bist genau auf Kurs. Dein Wareneinsatz passt zur Kalkulation – ein starkes Zeichen für saubere Prozesse, zuverlässiges Team und funktionierendes System.
  
  

Und das Beste:

Mit MEINbusiness läuft dieser Vergleich vollautomatisch. Du bekommst einen Abweichungsalarm, wenn etwas aus dem Ruder läuft – ohne tägliche Inventuren, ohne Excel-Chaos, ohne Ratespiele. Gezählt wird nur dort, wo es wirklich brennt.So erkennst du, wo du ansetzen musst – und wo du bereits alles richtig machst.

Fazit: Kontrolle ist gut – Transparenz ist besser!

Ganz gleich, ob du ein familiengeführtes Wirtshaus, ein modernes Gastronomiekonzept oder einen Hotelbetrieb steuerst: Wer seine Kosten nicht im Griff hat, verliert schnell den Überblick – und am Ende den Gewinn.

Kennzahlen wie Wareneinsatzquote, Warenkostenquote und der Soll-Ist-Vergleich sind keine trockene Theorie – sie sind dein Navigationssystem in einem anspruchsvollen Markt. Sie zeigen dir, wo du zu viel verlierst, wo du nachschärfen solltest – und wo du schon auf Kurs bist. Doch: Sie sind nur so gut wie die Daten, auf denen sie beruhen. Und genau hier kommt MEINbusiness ins Spiel.

Warum MEINbusiness die perfekte Lösung ist:

• Automatischer Soll-Ist-Vergleich
• Alle Daten aus Einkauf, Kasse und Personal – alles zentral verknüpft
• Keine manuelle Rechnungsanalyse mehr – MEINbusiness liest alles für dich aus
• Klare Reports statt Zahlensalat – so kannst du sofort handeln
• Spare Zeit, reduziere Verluste und triff fundierte Entscheidungen – jeden Tag

Für wen ist das ideal?

Für ambitionierte Gastronomiebetriebe, Hotelbetriebe und Systemgastronomie, die nicht nur mit Leidenschaft kochen, sondern auch wirtschaftlich arbeiten wollen. Für alle, die sagen: „Ich will nicht raten, ich will wissen.“ Mit MEINbusiness steuerst du deinen Betrieb nicht mehr nach Bauchgefühl, sondern auf Basis von klaren Zahlen – einfach, automatisch und effizient.

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Simone

Simone ist Head of Sales & Marketing bei MEINbusiness und kennt die Gastronomie aus eigener Erfahrung – sie stand selbst jahrelang im Service, hinter der Bar und an der Kaffeemaschine. Heute entwickelt sie Inhalte rund um Digitalisierung und betriebliche Steuerung. Dafür spricht sie regelmäßig im MEINbusiness-Podcast mit Menschen aus der Branche oder tauscht sich mit Kunden und Kundinnen, F&B- und Projektmanagern über aktuelle Herausforderungen aus. Und wenn sie nicht gerade ein neues Projekt anschiebt oder tief in Zahlen eintaucht, ist sie mit ihrer Hündin Mila unterwegs – am liebsten draußen in der Natur.