FAQ
Mehr Fragen beantworten wir dir passend zu unseren Tools auf der jeweiligen Seite
Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich der Einsatz von MEINbusiness?
Ab einem monatlichen Rechnungsaufkommen von 30 Eingangsrechnungen lohnt es sich, Buchhaltungs- und Controlling-Prozesse zu digitalisieren. Digitale Prozesse steigern die Effizienz, sind schneller und sparen somit Zeit. Zudem bieten sie dir mehr Transparenz und einen besseren Überblick über deine Kennzahlen.
Welchen Aufwand habe ich mit der Implementierung von MEINbusiness?
Wir unterstützen dich bei der Einrichtung und Einführung des Systems mit unserem Team und begleiten dich Schritt für Schritt bis zur erfolgreichen Umsetzung. Wir richten das System in verschiedenen Bereichen ein und stellen dir Vorlagen zur Verfügung, z.B. für die Kommunikation mit Lieferanten, die du nur noch versenden musst. Die Digitalisierung erfordert eine gewisse Umstellung deiner Arbeitsweisen und der deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Daher ist es erfahrungsgemäß in den ersten 3 Monaten aufwändiger als zuvor, aber mit dem Einsatz von Automatismen wird es schnell einfacher für alle Beteiligten.
Welche technischen Voraussetzungen muss mein Betrieb erfüllen, um mit MEINbusiness zu arbeiten?
Alles, was du benötigst, ist ein internetfähiges Gerät mit einem aktuellen Internetbrowser (z. B. Google Chrome, Safari) sowie ein Kassen- und Zeiterfassungssystem mit Schnittstellenfähigkeit.
Werde ich beim Einrichten und Arbeiten mit MEINbusiness unterstützt?
Du erhältst einen persönlichen Customer Success Manager, der dich bei der Einführung des Systems begleitet und bei Fragen zur täglichen Nutzung zur Verfügung steht. Bei größeren Projekten stellen wir dir einen persönlichen Projektmanager zur Seite, der die gesamte Einführung überwacht und gegebenenfalls Workshops mit eurem Team durchführt. Für die Bereiche Buchhaltung, Rezeptur und Lager stehen dir echte Experten zur Verfügung, die selbst gelernte Buchhalter, Küchenchefs oder F&B Manager sind und praxisorientiert mit deinem Team zusammenarbeiten.
Wie sicher sind meine Daten in MEINbusiness?
MEINbusiness ist ein modernes Data Warehouse, das von Salesforce auf der Plattform Heroku gehostet wird, einem der größten Anbieter weltweit. Deine Daten werden verschlüsselt (TSL1.2 in transit und AES256 at rest) auf Servern im europäischen Wirtschaftsraum gespeichert. MEINbusiness verarbeitet keine personenbezogenen Daten und ist zur Geheimhaltung verpflichtet. Weitere Informationen findest du auch in unseren AGB.
Wie erfolgt die Abrechnung von MEINbusiness?
MEINbusiness ist ein SaaS-Produkt (Software as a Service), das monatlich über eine Gebühr abgerechnet wird. Die Abrechnung erfolgt per SEPA-Einzug bis zum 5. des Monats, basierend auf dem von dir gebuchten Paket.
Wie lange dauert es MEINbusiness einzurichten?
Normalerweise benötigen wir eine Vorlaufzeit von 4-6 Wochen, um live zu gehen. Wir benötigen lediglich deine Unterstützung bei der Umsetzung der erforderlichen Prozesse.
Werden neue MitarbeiterInnen geschult?
Dank einer modernen, benutzerfreundlichen Oberfläche sind viele Arbeitsschritte und Funktionen selbsterklärend. Bei Bedarf können neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jedoch auch an unseren kostenlosen wöchentlichen Online-Schulungen teilnehmen.
Ist MEINbusiness ein Buchhaltungsprogramm?
Wir sind darauf spezialisiert, Rechnungen zu digitalisieren und für deine Prozesse und Analysen zugänglich zu machen. Deine Buchhaltung läuft wie gewohnt über deinen Steuerberater oder dein eigenes Buchhaltungsprogramm. Der Vorteil dabei ist, dass die Daten bereits vorkontiert und bereit zur Übermittlung sind.
Ist MEINbusiness ein BI Tool?
Business Intelligence (BI) umfasst Tools zur systematischen Analyse eines Unternehmens durch die Sammlung und Auswertung von Daten. MEINbusiness sammelt Daten zu deinen Erlösen und Personalkosten und verknüpft sie zur Analyse mit den selbst generierten Daten aus Rechnungen, Rezepten/Produktionen oder Inventuren im System. Daher ist MEINbusiness teilweise ein BI-Tool für Berichte und auch für die Buchhaltungsvorbereitung und das Warenwirtschaftssystem im F&B-Bereich. Die gewonnenen Daten können auch an bestehende BI-Lösungen weitergegeben und dort analysiert werden.
Ist MEINbusiness ein ERP System für die Gastronomie?
Enterprise-Resource-Planning (ERP) unterstützt Unternehmen bei der Analyse und Planung von Personal, Ressourcen, Einkünften und Kosten. MEINbusiness hat sich auf die Digitalisierung der Kosten und das F&B-Management spezialisiert und kombiniert diese Informationen mit Daten aus Drittsystemen, die sich auf andere Kernbereiche spezialisiert haben, wie deine Kasse oder Zeiterfassung.
Sind Updates und Schulungen kostenfrei?
Wir verbessern MEINbusiness kontinuierlich, damit du das Beste aus unserem Berichtswesen herausholen kannst und dein Erfolg gesteigert wird. Updates und Verbesserungen sind für dich kostenlos und dein persönlicher Customer Success Manager unterstützt dich jederzeit bei Fragen oder Schulungsbedarf, um sicherzustellen, dass dein Team optimal geschult ist.
Was gibt es für Schnittstellen, wenn meine Software noch keine Anbindung an MEINbusiness hat?
MEINbusiness verfügt über moderne offene APIs (Application Programming Interfaces), die für deinen Kassen- oder Zeiterfassungssystemanbieter jederzeit einsehbar sind und in der Regel einfach zur Datenübertragung umgesetzt werden können. MEINbusiness unterstützt deinen Anbieter bei der Umsetzung und Überprüfung der übertragenen Daten. Bei größeren Anbietern mit mehreren Kunden können Schnittstellen auch angepasst oder gegebenenfalls individuell von MEINbusiness neu programmiert werden.
Welche Prozesse muss ich einführen um MEINbusiness nutzen zu können?
Insbesondere in den Bereichen Buchhaltungsvorbereitung, Rezeptur oder Warenmanagement gibt es klare Workflows für deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in MEINbusiness. Der richtige Prozess ist ein entscheidender Faktor für deine Digitalisierung, und wir unterstützen dich in der Zusammenarbeit mit regelmäßigen kostenlosen Schulungen und persönlicher Betreuung durch unser Customer Success Team.
Ist MEINbusiness eine Warenwirtschaft?
MEINbusiness gewinnt Daten über deine Eingangsrechnungen und macht aus diesen auch gleich einen Prozess zur Kontrolle/Bezahlung sowie Automatisierung der Kontierung. Daher brauchst du im Vergleich zu einer klassischen Warenwirtschaft kein Lieferschein oder Rechnungen abtippen. MEINbusiness geht über die reine Buchhaltung hinaus und fungiert als vollumfängliches Managementsystem. Durch die Integration von Funktionalitäten wie Lagerbestand, internen Warentransfers und Inventuren sparen wir dir und deinem Team viel Zeit und Arbeit. Doch auch ohne diese Aufwände behältst du dank unserer umfassenden Auswertungen jederzeit den Überblick und die Kontrolle.
Für wieviele Standorte gilt eine Lizenz?
Die monatliche Lizenzgebühr für dein gebuchtes Paket gilt pro Standort. Wenn du neue Standorte planst, informiere uns bitte rechtzeitig, damit wir dir ein entsprechendes Angebot unterbreiten und die Einrichtung des Standorts mit ausreichender Vorlaufzeit (4-6 Wochen) für einen erfolgreichen Start planen können.
Was ist im Onboarding eines neuen Betriebes inkludiert?
Ein erfolgreicher Start und ein gegenseitiges Verständnis deiner Erwartungen an das System sowie unserer Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung deines Betriebs sind uns wichtig. Zu Beginn unserer Zusammenarbeit investieren wir gemeinsam Zeit und bemühen uns um eine reibungslose Umsetzung. In aufeinanderfolgenden Meetings arbeiten wir mit deinem Team an jedem Meilenstein und schulen alle verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie externe Beteiligte (z. B. die Buchhaltung deines Steuerberaters) separat. Alle Schulungsunterlagen, kurze Erklärvideos und Auffrischungsschulungen stehen dir online immer aktuell zur Verfügung.
Brauche ich für meine Rechnungen trotzdem noch ein Archiv?
Wir archivieren alle deine Rechnungen digital und komplett. Keine Papierrechnungen mehr aufbewahren und jedes Dokument in Sekundenschnelle auf all deinen mobilen Geräten finden. Permanent abrufbar und nachvollziehbar.
Warum verliere ich Geld im Wareneinsatz?
Der Wareneinsatz im Speisenbereich ändert sich ständig und hängt von vielen Faktoren ab. Zum einen können sich die Preise der Zutaten ändern, wenn neue Artikel eingekauft werden, ohne dass Sonderpreise verhandelt wurden oder wenn sich die Preise regelmäßig ändern. Es ist schwer, den Überblick über die mehr als 1000 verschiedenen Artikel zu behalten. Zum anderen kann der Wareneinsatz aufgrund von betrieblichen Änderungen wie Mitarbeiterwechseln oder stressigen Tagesgeschäften variieren. Dadurch können Produkte falsch verarbeitet werden oder Portionsgrößen nicht eingehalten werden, was Auswirkungen auf den kalkulierten Verkaufspreis haben kann.
Kann ich Daten aus MEINbusiness exportieren und z.B. für ein eigenes Reporting verwenden?
Wir bieten viele Möglichkeiten, Daten aus MEINbusiness zu exportieren. Mit MEINbusiness Plus können wir eine Vielzahl von individuellen Anpassungen anbieten, von der Übertragung von Schnittstellen bis hin zu Data Cubes, die mit Google Data Studio oder Power BI integriert werden können, sowie der Integration von individuellen Software-Applikationen.
Sind meine Daten in der Cloud sicher?
Wir verschlüsseln all deine Dokumente, Reportings und selbst erstellten Dateien, einschließlich Rezepturen, und speichern sie auf sicheren Servern in Europa. Nur du und die Personen mit Login-Zugriff können darauf zugreifen. Zusätzlich übergeben wir jeden Monat die originalen Rechnungen mit dem Buchhaltungsexport direkt an deinen Steuerberater.
Welchen Vorteil habe ich mit MEINbusiness gegenüber einem Dokumentenmanagement System z.B. vom Steuerberater?
Immer mehr Steuerberater und auch Einzelpersonen verwenden Dokumentenmanagement-Systeme, bei denen Rechnungen gescannt und hochgeladen werden können. Diese Systeme ermöglichen einen beleglosen Rechnungsworkflow, sind aber oft nicht geeignet für F&B-Analysen auf Artikelebene und die Kombination mit anderen Informationen wie den Erlösdaten. Außerdem erfordern diese Technologien oft manuelle Nacharbeiten der Dokumente.
Was passiert mit meinen Daten, falls ich MEINbusiness kündigen sollte?
Wir leiten während deines aktiven Abos alle deine Rechnungsdaten im PDF-Format direkt an deine Buchhaltung weiter, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen abgespeichert sind. Obwohl dies äußerst selten vorkommt, sind wir darauf vorbereitet, dass du nach Beendigung des Vertragsverhältnisses keinen Zugriff mehr auf die Daten und Rechnungen hast. Wir bieten jedoch eine Kulanzregelung an, um die Daten und Rechnungen für weitere 3 Monate zu speichern und dir gegen eine Aufwandsentschädigung von EUR 200,00 zur Verfügung zu stellen. Beachte jedoch, dass wir nach Ablauf dieser Frist alle Daten und Rechnungen löschen werden.
Was passiert im Falle, dass ich MEINbusiness doch nicht mehr nutzen möchte und wie lange ist die Kündigungsfrist?
MEINbusiness ist nach einer Einführungszeit von 6 Monaten monatlich, unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 6 Wochen, kündbar. Im Falle einer Kündigung initiieren wir einen Offboarding-Prozess, währenddessen du das System bis zum letzten Tag vollumfänglich nutzen kannst, um beispielsweise Daten zu exportieren. MEINbusiness wird alle direkten Verbindungen zu deinen Lieferanten, Kassen- und Zeiterfassungssystemen am letzten Tag der Zusammenarbeit trennen und die Inbox-Adresse einstellen. Alle weiteren Gläubiger und Dienstleister müssen von dir direkt informiert werden.
