Du willst deinen Betrieb besser steuern, aber im Zahlendschungel nicht den Überblick verlieren? Dann brauchst du keine 100 KPIs – sondern die richtigen.
Was dabei oft vergessen wird: Gastronomiebetriebe vereinen gleich mehrere Disziplinen – von Einkauf und Produktion über Verkauf bis zur Dienstleistung. Das bedeutet auch: mehr Daten, mehr Einflussfaktoren, mehr Stellschrauben. Umso wichtiger ist es, sich auf die Kennzahlen zu konzentrieren, die wirklich weiterhelfen.
In diesem Beitrag zeigen wir dir die 6 wichtigsten KPIs, mit denen du deinen Betrieb effizient analysieren und gezielt verbessern kannst. Klar, kompakt und praxisnah. Los geht’s:
Diese Kennzahl zeigt dir, wie viel Prozent deines Umsatzes du für Lebensmittel & Co. ausgibst. Als grober Richtwert gelten oft rund 30 % – aber Vorsicht: Das ist kein Naturgesetz. Je nach Konzept, Angebotsstruktur und Preislage kann dieser Wert stark variieren. Und am Ende zählt nicht der Durchschnitt, sondern der Blick aufs Detail: Wie wirtschaftlich ist jedes einzelne Gericht?
(Wareneinsatz / Nettoumsatz) x 100
- Wareneinsatz = Die Menge an Lebensmitteln & Getränken, die du im Zeitraum tatsächlich verbraucht hast. Klingt einfach – ist aber fehleranfällig: Falsche Lagerbuchungen, vergessene Entnahmen, Übertragungsfehler oder ungenaue Inventuren verzerren schnell das Bild.
- Warenkosten = Das, was du real für diese verbrauchten Produkte bezahlt hast – laut Rechnung.
- Wareneinsatzquote = Zeigt, wie viel Prozent deines Umsatzes für den Wareneinsatz draufgehen. Sie ist aussagekräftiger als der reine Wareneinsatz, weil sie deine Leistung (Umsatz) mit einbezieht.
Achtung: Der Wareneinsatz allein sagt dir nicht, ob du effizient arbeitest – erst im Verhältnis zum Umsatz wird klar, ob du deine Kosten im Griff hast.
Tipp: MEINbusiness arbeitet bewusst mit der Wareneinsatzquote – weil sie eine der wenigen Kennzahlen ist, die sowohl Kosten als auch Leistung in einem Wert abbildet. Unser System liest deine Wareneinsatzkosten aus deinen Rechnungen automatisch aus, verknüpft sie mit Kassendaten und zeigt dir, wie sich dein Wareneinsatz entwickelt.
Der DB1 zeigt dir, wie viel von deinem Umsatz nach Abzug der direkten Kosten (also dem Wareneinsatz) noch übrig bleibt. Dieses Geld brauchst du, um Fixkosten wie Miete und Strom – aber auch deine Personalkosten – zu decken. Und: Erst was danach noch übrig bleibt, ist echter Gewinn.
Umsatz – Wareneinsatz
Warum ist der DB1 so wichtig?
Weil er dir knallhart zeigt, welche Gerichte sich wirklich lohnen – und welche nur gut aussehen, aber kaum etwas einbringen. Gerade bei beliebten Speisen kann der DB1 zur Falle werden: viel Wareneinsatz, viel Aufwand, aber kaum Marge. So wird der „Renner“ schnell zum Verlierer.
Beispiel:
Ein Burger für 14,90 € klingt erstmal gut.
Aber wenn der Wareneinsatz 7,80 € beträgt, bleibt dir ein DB1 von nur 7,10 €.
Davon musst du noch Küche, Service, Energie & Co. bezahlen – reicht das?
DB1 vs. DB2 – was ist der Unterschied?
DB1: Umsatz – Wareneinsatz → zeigt, was theoretisch zur Deckung deiner Fixkosten bleibt.
DB2: DB1 – Personalkosten – Gemeinkosten → zeigt den echten Gewinnbeitrag des Gerichts.
Wichtig: Im laufenden Monat ist der DB1 besonders hilfreich, weil du ihn schneller analysieren kannst – mit aktuellen Kassen- und Wareneinsatzdaten.
Tipp: Mit MEINbusiness hast du den DB1 für jedes Gericht im Blick – automatisch, aktuell und direkt aus Kasse und den Kosten aus deinen Rechnungen kombiniert. So erkennst du auf einen Blick, welche Speisen deine wahren Gewinner sind – und welche dich nur unnötig Ressourcen kosten.
Hier kommt der DB2 ins Spiel: Er zieht zusätzlich die direkt zurechenbaren Personalkosten ab – also die Arbeitsstunden, die für Zubereitung, Anrichten und Service tatsächlich angefallen sind.
DB1 – Einzelkosten (z. B. direkte Personalkosten, Verpackung)
Damit siehst du ganz klar:
Welche Gerichte tragen zur Deckung deiner Fixkosten bei – und welche kosten dich mehr, als sie bringen.
Tipp: MEINbusiness verbindet Kassenumsätze, Rezeptdaten und Personalstunden automatisch – und errechnet daraus deinen DB2. So kannst du deine Gerichte nicht nur nach Beliebtheit, sondern auch nach Wirtschaftlichkeit optimieren – ohne manuelles Nachrechnen.
Diese Zahl zeigt dir, wie viel Umsatz dein Team in einer Stunde erwirtschaftet. So erkennst du, wie effizient dein Personaleinsatz ist – und kannst diesen gezielt anpassen – zum Bespiel je ach Tageszeit oder Wochentag.
Umsatz / geleistete Stunden
Beispiel:
Tagesumsatz: 4.200 €
Geleistete Stunden: 28
→ Produktivität: 150 € pro Stunde
Tipp: Unbedingt regelmäßig mit den Personaldaten abgleichen – mit MEINbusiness läuft. das sogar automatisiert.
Welche Gerichte laufen gut? Welche bringen wirklich Geld? Und welche stehen nur auf der Karte, ohne sich zu lohnen? Mit der Kombination aus Verkaufszahlen und DB1/DB2 findest du genau das heraus – und gestaltest deine Speisekarte gezielt profitabler.
Du vergleichst pro Gericht
die Verkaufszahlen und
den Deckungsbeitrag (DB1 oder DB2)
Gerichte mit hoher Marge und hoher Nachfrage sind deine Renner.
Gerichte mit wenig Marge und wenig Verkäufen sind die Penner.
Dazwischen: Gewinner (selten verkauft, aber hohe Marge) und Verlierer (häufig verkauft aber niedrige Marge).
Weitere umfassende Informationen zur Renner-Penner-Analyse findest du im dazugehörigen Blogbeitrag.
Tipp: MEINbusiness zeigt dir das automatisch in einer übersichtlichen Matrix. – und erkennst sofort, welche Gerichte auf der Karte bleiben sollten und welche raus können.
Wie entwickeln sich deine Einkaufspreise? Werden deine Konditionen eingehalten? Wer liefert zuverlässig?
Achte dabei nicht nur auf den Preis, auch Zuverlässigkeit, Lieferqualität und Vertragstreue spielen eine wichtige Rolle.
Tipp: Mit MEINbusiness bekommst du lieferantenübergreifende Reports auf Knopfdruck – und findest die echten Preis-Leistungs-Stars, mit denen sich eine langfristige Zusammenarbeit wirklich auszahlt.
Kennzahlen sind keine trockene Theorie, sondern dein stärkstes Steuerungswerkzeug. Mit den richtigen KPIs kannst du gezielte Entscheidungen treffen, Kosten kontrollieren und deinen Gewinn steigern. Und das Beste: Mit MEINbusiness hast du alle wichtigen Kennzahlen automatisch im Blick – klar, verständlich und immer griffbereit.
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