Kontrolle ist der Schlüssel: Fortgeschrittene KPIs im Gastgewerbe

In der dynamischen Welt der Gastronomie ist die finanzielle Steuerung mehr als nur Buchhaltung; sie ist der Schlüssel zum finanziellen Erfolg. Die Fähigkeit, Budgets zu erstellen, Soll-/Ist-Vergleiche durchzuführen, Einkaufspreise zu managen und effektive Lieferantenvereinbarungen zu treffen, kann den Unterschied zwischen einem blühenden Betrieb und einem finanziellen Fiasko bedeuten.

Budgetierung im Gastgewerbe

Grundlagen der Buchhaltung: Die Budgetierung bildet das Rückgrat der finanziellen Planung im Gastgewerbe. Sie ermöglicht es Gastronomen, finanzielle Ziele zu setzen und die Mittel zu deren Erreichung systematisch zu planen. Ein wirksames Budget berücksichtigt alle erwarteten Einnahmen und Ausgaben und bietet einen Rahmen, um innerhalb der finanziellen Möglichkeiten zu operieren.

Erstellung eines effektiven Budgets: Ein wirksames Budget basiert auf der Analyse vergangener Finanzdaten und zukünftiger Prognosen. Es beinhaltet eine realistische Einschätzung der erwarteten Umsätze sowie aller fixen und variablen Kosten. Flexibilität ist entscheidend, da unvorhergesehene Ereignisse eine Anpassung des Budgets erforderlich machen können.

Schritte zur Budgeterstellung:

1. Geschäftsziele definieren:
Klare, messbare Ziele für das Geschäft festlegen, einschließlich finanzieller Ziele wie Umsatzsteigerungen oder Kostensenkungen sowie operativer Ziele.

2. Historische Daten analysieren:
Finanzielle Ergebnisse der Vergangenheit untersuchen, um Muster und Trends zu erkennen.

3. Einnahmequellen identifizieren:
Alle Einnahmequellen auflisten und den erwarteten Umsatz aus jeder Quelle schätzen.

4. Feste und variable Kosten auflisten:
Sowohl feste Kosten (z.B. Miete, Gehälter) als auch variable Kosten (z.B. Lebensmittelkosten) ermitteln.

5. Cashflow-Prognose erstellen:
Um Liquiditätsengpässe zu vermeiden, eine Vorausschau auf Einnahmen und Ausgaben erstellen.

6. Break-Even-Analyse durchführen:
Den Umsatz ermitteln, der nötig ist, um alle Kosten zu decken.

7. Budgetpuffer einplanen:
Einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben oder Umsatzrückgänge berücksichtigen.

8. Investitionen planen:
Wichtige Investitionen planen und deren Auswirkungen auf das Budget berücksichtigen.

9. Budget regelmäßig überprüfen und anpassen:
Eine monatliche Überprüfung des Budgets durchführen, um es realistisch und aktuell zu halten.

10. Leistung überwachen:
Die finanzielle Leistung kontinuierlich im Vergleich zum Budget überwachen und bei Abweichungen eingreifen.

Soll-/Ist-Vergleiche

Soll-/Ist-Vergleiche sind ein unverzichtbares Werkzeug für das finanzielle Controlling. Sie ermöglichen es, die tatsächliche finanzielle Leistung mit den budgetierten Zielen zu vergleichen und frühzeitig Abweichungen zu erkennen. Bedeutung von Soll und Ist: • Soll-Werte sind die geplanten Zahlen oder Budgetvorgaben. Diese Werte basieren auf der Finanzplanung, die vor Beginn eines Geschäftsjahres oder eines bestimmten Zeitraums aufgestellt wird. Sie berücksichtigen die erwarteten Umsätze, Kosten und andere finanzielle Kennzahlen. • Ist-Werte sind die realen, tatsächlich erzielten Zahlen. Sie repräsentieren die Einnahmen und Ausgaben, die während des laufenden Geschäftsbetriebs entstehen.

Beispiel für einen Soll-/Ist-Vergleich in der Prozentrechnung:

Ein Restaurant hat für den Monat Januar einen geplanten Umsatz (Soll) von 100.000 € und tatsächlich (Ist) 90.000 € umgesetzt. Um die Abweichung zu berechnen und in Prozent auszudrücken, wird folgende Rechnung aufgestellt:

1. Ermitteln der Differenz zwischen Soll- und Ist-Wert:
2. Differenz = Soll−Ist
3. Differenz = 100.000 € − 90.000 € = 10.000 €

Berechnen der prozentualen Abweichung vom Soll-Wert:
Prozentuale Abweichung = Soll / Differenz * 100
Prozentuale Abweichung = 100.000 € / 10.000 € * 100 = 10 %

Das bedeutet, der Umsatz liegt 10% unter dem geplanten Budget.

Für die jährliche Abweichung würde man diesen Vergleich für jeden Monat durchführen und dann die monatlichen Prozentwerte miteinander vergleichen oder eine kumulative Abweichung für das gesamte Jahr berechnen.

Der Vergleich wird mit einer Funktion durchgeführt, die die prozentuale monatliche und jährliche Abweichung zwischen Soll- und Ist-Werten berechnet.

Die Berechnung zeigt, dass die monatliche Abweichung zwischen den Soll- und Ist-Werten konstant bei 10% für jeden Monat liegt. Ebenso liegt die jährliche prozentuale Abweichung, basierend auf der kumulativen Summe der Soll- und Ist-Werte, bei 10%.

Das bedeutet, wenn das Restaurant für jeden Monat ein Soll-Umsatzziel von 100.000 Euro hatte und stattdessen jeden Monat 90.000 Euro umgesetzt hat, würde es am Ende des Jahres eine konstante negative Abweichung von 10% von seinem geplanten Jahresumsatz aufweisen.

Management von Einkaufspreisen

Überwachung der Marktpreise: Die kontinuierliche Überwachung der Marktpreise für Zutaten und Waren ist entscheidend, um Kosteneffizienz zu gewährleisten.

Verhandlungsstrategien für Einkaufspreise: Effektive Verhandlungen mit Lieferanten können zu erheblichen Kosteneinsparungen führen und erfordern ein gutes Marktverständnis und die Schaffung von Win-Win-Situationen.

Tipp

Lesen Sie hier unseren Blogbeitrag zur Pareto-Strategie im Einkauf.

Lieferantenvereinbarungen

Auswahl und Bewertung von Lieferanten: Die Auswahl der richtigen Lieferanten ist entscheidend für die Produktqualität und Kosteneffizienz. Regelmäßige Bewertungen gewährleisten, dass Qualitätsstandards eingehalten werden.

Gestaltung von Lieferantenvereinbarungen: Effektive Vereinbarungen sind detailliert und berücksichtigen Preise, Lieferbedingungen und Qualitätsstandards.

Fazit:

Fortgeschrittene Kontrollmechanismen wie Budgetierung, Soll-/Ist-Vergleiche, Einkaufspreismanagement und Lieferantenvereinbarungen sind entscheidend für den finanziellen Erfolg im Gastgewerbe. Durch ihre Anwendung können Gastronomen ihre Kosten kontrollieren, die Profitabilität steigern und eine solide Basis für langfristiges Wachstum schaffen.

Was unsere Kunden sagen

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