Wer regelmäßig einkauft, kennt es nur zu gut: stapelweise Rechnungen. Wenn man seine Ware dann noch über mehrere Lieferanten erhält, kann es schon mal unübersichtlich werden. Manche Rechnungen kommen per Mail, andere oft noch per Post. Um richtig einkaufen zu können, solltest du dir im ersten Schritt einen Überblick über deine Rechnungen verschaffen.
Nur wenn du genau weißt, wie viel du wovon zu welchem Preis kaufst, kannst du deinen Einkauf auch optimieren. Oft verwenden Lieferanten in ihren Rechnungen unterschiedliche Einheiten, was bedeutet, dass die Zahlen harmonisiert und auf die gleiche Einheit umgerechnet werden müssen. Mit MEINbusiness kannst du die Analyse deiner Rechnungen automatisieren und gewinnst dadurch wertvolle Zeit.
Nachdem du anhand deiner Rechnungen herausgefunden hast, wo du den höchsten Warenumsatz hast, versuchst du nun diesen zu optimieren. Hierfür kannst du die Pareto-Methode nutzen, welche besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse erfordern mit 80 % des Gesamtaufwandes die meiste Arbeit. Konkret heißt das: Schaue dir zunächst die oberen 20 % der Produkte an, für die du am meisten Geld ausgibst, und versuche diese zu optimieren, um einen größtmöglichen finanziellen Vorteil zu erzielen.
Wenn du dir deine Lieferanten anschaust, solltest du nicht nur auf den Preis, sondern auch auf Faktoren wie Vertrauen, Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit achten. Zudem ist es ratsam, nicht nur aus Gewohnheit bei einem Lieferant zu bleiben, sondern sich immer wieder zu erkundigen, ob es neue Lieferanten gibt. Stelle dir am besten regelmäßig folgende Fragen:
- Stimmt die Qualität zu bestimmten Preisen noch?
- Wo kommt die Ware her?
- Hat ein anderer Lieferant die gleiche Ware zu besseren Konditionen?
Die Angebote der eigenen Lieferanten in regelmäßigen Abständen zu hinterfragen ist wichtig, denn diese haben, wie wir wissen, nichts zu verschenken. Idealerweise sprichst du deine Händler ein- bis zweimal pro Jahr aktiv an, handelst fixe Preise aus und fragst nach Rabatten.
Eine wichtige Grundsatzentscheidung bei Vereinbarungen mit Lieferanten sind die Themen Boni und Rabatte. Oft werden noch umsatzabhängige Jahresrückvergütungen, gestaffelt nach dem jeweilig erreichten Umsatz, getroffen. Das bedeutet: Je höher der Umsatz, desto höher der Bonus, welcher meist am Anfang des Folgejahres als Gutschrift verrechnet wird.
Wenn du dir sicher bist, dass du mit einem Lieferanten langfristig zusammenarbeiten möchtest und das Einkaufsvolumen gut prognostizierbar ist, empfiehlt es sich jedoch, einen Sofortrabatt oder Sonderpreise zu fordern. Der Vorteil hier ist, dass das Geld, das bei einem Jahresbonus erst nach 1 Jahr ausgeschüttet wird, sofort auf dem Wareneinsatz und dem Konto spürbar ist.
Sollte es nötig sein, dass du kurzfristig Liquidität benötigst, bieten manche Händler auch die Möglichkeit einer Rabattvorauszahlung an. Hier werden Preisrabattierungen oder Boni im Vorhinein, gemessen an dem zu erreichenden Einkaufsumsatz auf 1 – 5 Jahre, von dem Lieferant an dich ausgezahlt. Eine vertragliche Bindung der Zusammenarbeit auf diese Laufzeit ist hier unabdingbar. Zwar wirken sich die höheren Einkaufspreise im Anschluss auf deine Wareneinsätze aus, dafür hast du aber Kapital, das du in deinen Betrieb investieren kannst.
Mit vielen Einkaufsvereinbarungen ist es wie mit guten Vorsätzen für das neue Jahr: Zu Beginn sind sie noch präsent, werden aber im Laufe des Jahres vergessen. Oft ändern sich auch die Gegebenheiten, so können z. B. Artikel und Marken, auf die man ursprünglich Sonderpreise vereinbart hat, am Markt nicht mehr lieferbar sein oder ändern sich, weil eine neue Speise- oder Getränkekarte eingeführt wird. Auf einmal zahlt man Listenpreise auf Hauptartikel oder Vereinbarungen werden nicht mehr erfüllt, weil die falsche Marke bestellt wird. Daher ist es wichtig, dass du deine Einkäufe nicht nur einmal im Jahr, sondern mindestens einmal im Quartal genau prüfst und gegebenenfalls nachverhandelst.
Deinen Einkauf zu optimieren ist keine einmalige Sache, sondern ein täglicher und fortlaufender Prozess. Diesen nicht schleifen zu lassen ist sehr wichtig. Eine langfristige und strategische Herangehensweise an deinen Einkauf in der
Gastronomie ist der Schlüssel, um deine Kosten zu optimieren und so dein Business rentabler zu machen.
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