Warum stimmt der Wareneinsatz nicht?!

26. Jul. 2022

Von: David Käppler

Wir kennen das in der Gastronomie alle nur zu gut: die Speisen sind genau kalkuliert, die Getränke werden gewissenhaft portioniert oder mit einer automatischen Schankanlage auf den Zentiliter genau ausgeschenkt und trotzdem: der Wareneinsatz passt schon wieder nicht.

Oft steht hier vorschnell die Vermutung des Diebstahles im Raum und alle MitarbeiterInnen unter Generalverdacht. Die Folge sind zeitintensive Inventuren von allem was nicht angeschraubt ist und lange Ansprachen an das Team, wodurch dieses demotiviert wird. Die Ursache des schlechten Ergebnisses wird dadurch in den meisten Fällen aber nicht gefunden und somit beginnt das Spiel spätestens mit dem nächsten negativen Betriebsergebnis wieder von vorn.

So viel sei vorweggenommen, die Gründe für einen schlechten Wareneinsatz sind vielfältig und in den seltensten Fällen ist Diebstahl die Ursache. In der täglichen Arbeit unseres F&B Management Teams zeigen sich folgende 5 Gründe, warum der Wareneinsatz nicht stimmt:

Einkaufsartikel nicht verhandelt

So wie die Speisekarte, ändert sich oft auch die Verfügbarkeit bestimmter Produkte des Lieferanten und so passiert es schnell, dass einige Waren, auf die man einen Sonderpreis verhandelt hat, zwar immer noch geliefert werden (Bsp. Rinderfilet) aber die Artikelnummer oder der Hersteller nicht mehr dieselben sind. Die verhandelte Kondition geht durch häufige Veränderung bei den Zulieferern oft schon beim Lieferanten im System verloren und man selbst merkt dies oft erst viel zu spät oder gar nicht. Des Weiteren kann hinzukommen, dass neue MitarbeiterInnen oft überhaupt nicht wissen, welche Produkte vereinbart sind und nach bestem Wissen bestellen.

Um dies zu vermeiden sind monatliche Auswertung zur Kontrolle der Einkäufe nach dem Paretoprinzip (20% der gekauften Produkte machen 80 % des Einkaufsumsatzes aus) sowie standardisierte Bestelllisten ein wichtiges Instrument.

Falscher Verkaufsfokus

Eine gute Kalkulation allein ist nicht entscheidend, sondern der Mix an verkauften Produkten. So macht ein Rinderfilet oder Kalbsschnitzel zwar in % Wareneinsatz eine schlechte Figur gegenüber einem Schweinssteak oder Hühnerschnitzel aber im € Deckungsbeitrag ist bei selbem Arbeitsaufwand zumeist gleich über 10 Euro mehr Gewinn auf dem Teller. Ebenfalls nicht zu unterschätzen sind die Zusatzverkäufe im Getränkebereich. Ob Aperitif, Digestif oder einfach nur ein weiteres Getränk, persönliche Empfehlungen sowie aktives Nachfragen der MitarbeiterInnen beim Gast können wahre Wunder im Umsatz und somit auch im Wareneinsatz bewirken.

Regelmäßige Schulungen, transparente Besprechung der Ergebnisse und Gewinnbeteiligungen des F&B Teams können hierbei ein Game-Changer sein und sind kaum ein Mehraufwand, wenn die richtigen Tools dafür eingesetzt werden.

Nicht erlöswirksame Verkäufe

Hier ein Bier auf Haus, da ein Kaffee für den Lieferanten und dann natürlich noch die Verpflegung der MitarbeiterInnen. All dies gehört in jedem guten Betrieb dazu, aber auch hier sollte man bezüglich des Wareneinsatzes Vorsicht walten lassen. Sehr schnell kommen Beträge zusammen, die jenseits von 10 % des Monatsumsatzes sein können und dies wirkt sich im negativen Sinne nicht unerheblich auf den Wareneinsatz aus, da Waren dafür eingekauft wurden, aber keine Einnahmen entstehen.

Nun ist der Wareneinsatz eines Kaffees, auch wenn es 1000 Stück sind, immer noch unerheblich. Aber spätestens im Speisenbereich können schnell starke Verwerfungen auftreten. Um das Ausmaß messen zu können, empfiehlt sich hier ein monatlicher Bericht über alle nicht erlöswirksamen Buchungen mit dem dazugehörigen Wareneinsatz des Produktes, um gegebenenfalls Regulierungen angehen zu können. Wenn es als MitarbeiterInnenverpflegung regelmäßig Kalbsschnitzel oder Rinderfilet gibt oder Freunde von Freunden auf Haus eingeladen werden, wird es schnell unwirtschaftlich. Verpflegung des Personals, solange es im angemessenen Rahmen ist, ist nicht nur ein toller Benefit, sondern kann bei genauer Erfassung mit Wareneinsatz auch einen steuerlichen Vorteil haben. Gutscheine für Mahlzeiten bleiben bis zu einem Wert von 8 Euro pro Arbeitstag steuerfrei, wenn die Gutscheine nur am Arbeitsplatz oder in einer Gaststätte zur dortigen Konsumation eingelöst werden können. Können die Gutscheine auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden, sind sie bis zu einem Betrag von 2 Euro pro Arbeitstag steuerfrei.

Verderb und Schwund

Neben den ökologischen Auswirkungen von Lebensmittelverschwendung ist es gerade bei hochpreisigen Produkten im Küchenbereich sehr wichtig in der Verarbeitung genauer hinzuschauen, um Deckungsbeitragsverluste zu verhindern. Schon kleinere Abweichungen in der Portionierung von Hauptzutaten können hier je nach Verkaufsgewichtung viele Euros kosten. Auch wenn vorgeschnittene Ware teurer ist, kann es in vielen Fällen günstiger sein bestimmte Produkte vorgeschnitten einzukaufen.

Ein weiterer Grund für Verderbe ist oft die „Drehung“ der Rezepturkomponenten. Produkte die mehrfach in verschiedenen Gerichten vorkommen laufen weniger Gefahr übrig zu bleiben. Dies spiegelt sich auch wider, wenn die Auslastung im Restaurant sinkt. Daher empfiehlt es sich bei planbar sinkender Auslastung (z.B. Nebensaison) auch die Speisekarte zu verkleinern.

Sensibilisierung und Zahlentransparenz

In vielen Betriebe werden die Unternehmenszahlenzahlen nur auf Ebene der Geschäftsführung besprochen, einzelne Teammitglieder werden nur sporadisch miteinbezogen. Auch wenn Vertrauen gegenüber den Angestellten wichtig ist, so gehört dieses genauso geprüft und durch Zahlen untermauert. Tägliche Kontrolle der Lebensmittelabfalltonne und Spotchecks bei angerichteten Portionen der Gerichte können hierbei die halbe Miete sein. Aber auch eine monatliche konstruktive Besprechung der getätigten Einkäufe, Verkäufe und Deckungsbeiträge mit den MitarbeiterInnen sind wichtig, um ein Bewusstsein zu schaffen. Diese Regelmäßigkeit und Transparenz ist sehr wichtig, da sich einerseits die Gegebenheiten immer wieder ändern können (z.B. neue Saison, andere MitarbeiterInnen) und andererseits jedes Teammitglied sensibilisiert werden sollte, wie sich Kleinigkeiten auf das Betriebsergebnis auswirken können.

Dein Wareneinsatz stimmt nicht?

„Es gibt viele Gründe, warum der Wareneinsatz nicht passt. Wir helfen dir gerne herauszufinden, wo die Probleme liegen und wie du deinen Wareneinsatz wieder in den Griff bekommst.“

David
Business Development