
Unser Kunde Vollpension
- Café und angesagtes Frühstückslokal
- 85 Mitarbeiter
- 2 Standorte, Pop Up Stores, Online Backademie
- MEINbusiness Standard
- Add on´s F&B Manager, Bestellplattform und Lagerverwaltung / Inventur
Rezepte
Bereits 221 Rezepte hat Vollpension individuell angelegt in der Rezeptdatenbank.
Digitalisierte Rechnungen
Durch das Automatisieren und Digitalisieren (ab der Eingangsrechnung) läuft die gesamte Buchhaltung inklusive Rechnungsarchiv und Zahlwesen über die MEINbusiness Cloud.
Kunde von MEINbusiness
Seit 2017 ist das Team von Vollpension nun Kunde von MEINbusiness.
Alt und Jung können voneinander lernen – in vielerlei Hinsicht. Diese Überzeugung liegt auch dem Geschäftsmodell des Vollpension Generationencafés in Wien zugrunde. Wo durch Digitalisierung die Kluft zwischen den Generationen oft immer größer wird, wollen die Betreiber der Cafés Begegnungs- und Lernräume für neue Formen von Zusammenarbeiten und Zusammensein von Alt und Jung schaffen. Um die eigenen Prozesse zu verbessern und die Expansion mit weiteren Filialen sicherzustellen, haben sich die GeschäftsführerInnen für das Management-Tool von MEINbusiness entschieden.


Seit 2012 bietet das Café Senior:innen neben dem finanziellen Aspekt so die Möglichkeit, ein aktiver und fest eingebundener, wertvoller Teil der Gesellschaft zu bleiben. Zudem entsteht so mitten im Herzen der österreichischen Hauptstadt eine Welt, in der Alt und Jung auf Augenhöhe mit- und voneinander lernen und zusammenhelfen. Gleichzeitig ist das Café trotz des starken sozialen Fokus darauf angewiesen, wirtschaftlich zu bleiben. Dabei waren insbesondere ein fehlender Überblick bei Preisentwicklungen und Marktlage sowie der hohe Zeitaufwand zum Erstellen von Auswertungen ein Hindernis. Damit sich das Team vor Ort also auf die eigenen Kernkompetenzen – das Backen – konzentrieren kann, galt es eine Backoffice-Software inklusive automatisierter Buchhaltung und automatisiertem Controlling zu implementieren. 2017 begann daher die erfolgreiche Zusammenarbeit mit MEINbusiness.

Durch die Kosten-Transparenz beim Zentraleinkauf werden Einsparungspotentiale, quasi auf einen Klick, sichtbar: Rene‘s Ziel den „Wareneinsatz im Griff zu haben“, um wirtschaftlicher zu arbeiten und die Speisekarte fortlaufend für seine Gäste weiterzuentwickeln, konnte er durch den Einsatz von MEINbusiness erreichen. Sämtliche Ausschreibungen und Lieferantenverhandlungen seines outgesourcten F&B Managements sind für ihn nachvollziehbar. Ebenso die getätigten Einkäufe, welche direkt an das Rezepte Management gekoppelt sind. Vorteil: Der Deckungsbeitrag pro verkaufte Speise ist jederzeit abrufbar.
Julia Krenmayr
Geschäftsführende Gesellschafterin,
Mitgründerin
Das Ziel des Unternehmens bestand aber nicht nur in finanziellen Einsparungen, sondern darin, nachhaltige, positive Verbesserungen bei den internen Prozessen zu erzielen. Mehr Übersicht und weniger Komplexität waren der Anspruch. Gemeinsam mit den Experten von MEINbusiness wurde mit dem digitalen Management und der Steuerung des Tagesgeschäftes begonnen. Um Fehler durch manuelle Eingaben zu reduzieren, wurde der komplette Rechnungsverlauf automatisiert. Die notwendigen Rechnungen zur Gewinnung der Daten werden nun von allen Lieferanten direkt an die Backoffice-Software von MEINbusiness übermittelt. Intuitive, individuell anpassbare Dashboards schaffen Übersicht und volle Transparenz über die Einkäufe. Dokumente können nun automatisch auf alle entscheidenden Rechnungsmerkmale geprüft werden. Freigabe und Zahlungen erfolgen mit nur wenigen Klicks. Zusätzlich zur Vereinfachung des Rechnungsprozesses sind dank der Daten aus den Rechnungen unterschiedliche Berichte über das komplette Einkaufs- und Lieferantenmanagement auf Knopfdruck möglich. Manuelle Arbeiten in Excel sind Geschichte und das Warten auf spezielle Auswertungen der Buchhaltung hat ein Ende.

Julia Krenmayr
Geschäftsführende Gesellschafterin,
Mitgründerin
Aber man ging in Sachen Digitalisierung noch einen Schritt weiter. Dank Schnittstelle zur Kassa konnten alle Top Verkaufsartikel analysiert werden, welche dann auch zusammen mit dem MEINbusiness F&B Manager direkt in MEINbusiness rezeptiert und kalkuliert wurden. Der vorhin beschriebene automatisierte Eingang von Rechnungen ermöglicht demnach nicht nur die Ermittlung von Einkaufsdaten. In Verbindung mit erstellten Rezepten, welche wiederum mit den Verkaufsartikeln aus der Kassa verknüpft sind, ist so auch die Ermittlung von Wareneinsätzen und Deckungsbeiträgen pro Gericht möglich.
Basierend auf dem gängigen 80/20-Prinzip wurden die 20 % der Produkte, die 80 % des Deckungsbeitrages erzielen, ermittelt. Im Anschluss erfolgte gemeinsam mit dem F&B-Manager eine detaillierte Analyse. Nicht zuletzt dank der Änderung von Portionsgrößen und der gezielten Anpassung von Verkaufspreisen kam es in nur kurzer Zeit zu einer signifikanten Verbesserung der Deckungsbeiträge.
Julia Krenmayr
Geschäftsführende Gesellschafterin,
Mitgründerin


Aber auch, wenn die digitale Transformation das Tagesgeschäft verbesserte, zusätzliche Flexibilität und Übersicht brachte, wirkten sich die Änderungen vor allem langfristig positiv aus. Die Einführung der Backoffice-Software ermöglichte eine stabile Datengrundlage, auf deren Basis wichtige Geschäftsentscheidungen getroffen werden konnten. So gibt es mittlerweile neben dem ersten Standort in der Schleifmühlgasse auch einen weiteren in der Johannesgasse sowie einen Kiosk am Schwedenplatz. Saisonale Pop-up-Stores in der Weihnachtszeit ermöglichen mehr Umsatz. Die sogenannte „Backademie“, eine Plattform für digitale Online-Backkurse mit der Oma, rundet das Angebot ab und bringen das Generationencafé in die digitale Welt. Vor allem aber ermöglicht die Einführung der Software- und Dienstleistungslösung von MEINbusiness dem Unternehmen, das soziale Engagement fortzuführen.
Julia Krenmayr
Geschäftsführende Gesellschafterin,
Mitgründerin
Frag nicht uns, frag andere Kunden
Bereits über 850 Kunden vertrauen uns. Lies gerne, wie ihre Erfahrungen mit uns waren.