FAQ

FAQ

Bisher hast du wahrscheinlich deine Lieferscheine und Rechnungen in ein Excel Sheet oder Warenwirtschaft eingegeben, um diese zu analysieren. Mit MEINbusiness erhältst du eine Datenbank, die für dich gewartet wird und in der diese Informationen ohne Eingabe von Rechnungen oder Lieferscheinen digitalisiert zur Verfügung stehen.

Von Bestellungen über Lieferscheine bis hin zur Rechnung digitalisieren wir deinen kompletten Warenfluss der wiederum ein schnelles, transparentes Berichtswesen ermöglicht, welches wir dir jederzeit von allen mobilen Geräten zur Verfügung stellen.

Mit MEINbusiness bestimmst du welche Artikel eingekauft werden dürfen und bestellst alle deine Lieferanten über eine Plattform. Das spart Zeit und gibt dir die Kontrolle darüber, dass auch wirklich nur bestellt und geliefert wird was du mit deinen Lieferanten vereinbart hast.

Brauchst du zu deinen täglichen Bestellartikeln zusätzliche Produkte? Kein Problem, mit unserem Artikelkatalog kannst du permanent auf das Sortiment deines Händlers sowie auch auf die tagesaktuellen Aktionen von vielen deiner Lieferanten zugreifen.

Mit unserem Wareneinsatzcontroller bieten wir dir die permanente Kontrolle über deinen Wareneinsatz, welchen du mit tagesaktuellen Daten analysieren kannst. Durch die Bestellung und der digitalen Warenübernahme in MEINbusiness erhältst du Informationen über Bestellmengen und Warenwerte. Über die Schnittstelle zu deinem Kassensystem fließen alle Information der Abgänge über die Verkaufsbuchungen ins System ein. Daraus ergibt sich der sogenannte DB1, also der Wareneinsatz von Speisen und Getränken auf Knopfdruck.

Wenn du frühzeitig Veränderungen in deinem Wareneinsatz erkennen und im Detail analysieren möchtest, empfiehlt sich die Hinterlegung deiner Rezepte und das führen eines Lagers in MEINbusiness. Sind diese Informationen angelegt so sind detaillierte, artikelgenaue Analysen möglich durch die du selbst oder zusammen mit deinem persönlichen Einkaufsberater zeitnah auf alle Veränderungen reagieren kannst, die deinen Gewinn schmälern.

Der Wareneinsatz hängt von vielen Faktoren ab und verändert sich vor allem im Speisenbereich ständig. Zum einen ändern sich die Preise deiner Zutaten durch den Einkauf neuer, unverhandelte Artikel. Oft passiert das gar nicht bewusst, wenn sich zum Beispiel Artikel deines Lieferanten ändern und deine verhandelten Sonderpreise nicht übernommen werden.

Des Weiteren sind viele deiner Artikel von regelmäßigen Preisänderungen betroffen und den Überblick über die oft mehr als 1000 verschiedenen Artikel deines Warenkorbes zu behalten ist sehr schwer. Zum anderen variiert dein Wareneinsatzes auf Grund der Operative zum Beispiel durch Mitarbeiterwechsel oder dem stressigen Tagesgeschäft. Dadurch kann es passieren das Produkte nicht korrekt verarbeitet oder Portionsgrößen nicht eingehalten werden auf welcher du deinen Verkaufspreis ursprünglich kalkuliert hattest.

All diese Herausforderungen gehören zur Gastronomie und kommen jedem Betrieb vor. Mit MEINbusiness siehst du in deinen Analysen und Berichten solche Veränderungen und kannst zeitnah, viele Wochen vor dem Bericht deines Steuerberaters erkennen welche Stellschrauben gedreht werden müssen.

Nach unserer Erfahrung warten Gastronomen durchschnittlich 6-8 Wochen auf Ihr Betriebsergebnis nach Abgabe der Buchhaltung, da der Steuerberater alle Daten erst prüfen und in sein Buchhaltungsprogramm eingeben muss. Dies ist für deine Entscheidungen oft ein sehr langer Zeitraum in einem immer schneller werdenden Geschäft.

Mit MEINrechnung Digital kümmern wir uns daher um die Digitalisierung aller Rechnungen gleich am Tag des Einganges. Dies ermöglicht sehr zeitnahe Auswertungen für dich als Unternehmer, weit vor Abgabe deiner Buchhaltung.

Des Weiteren können wir in MEINbusiness über Schnittstellen automatisiert deine Daten des Verkaufes über die Kassa sowie die Personalplanung in Auswertungen einfließen lassen und ermöglichen dir so eine kurzfristige Erfolgsrechnung (KERF) auf Wochenebene. So siehst du dein vorläufiges Betriebsergebnis und kannst deine unternehmerischen Entscheidungen schon heute treffen.

Zwischen der Kalkulation der Verkaufspreise auf Basis von Rezepturen und dem tatsächlichen Wareneinsatz liegen oft viele tausend Euro. Dies liegt daran, dass Rezepturen in der Praxis vom Personal oft anders umgesetzt werden, sich Preise im Einkauf permanent ändern und auch der Verkaufspreise durch Einladungen, Eigenkonsumation oder Pauschalen ebenfalls Schwankungen unterliegen.

Um dies im Detail sehen zu können bieten wir dir mit dem Wareneinsatzcontroller ein Tool was dir von der ersten Soll Kalkulation an, permanent den IST Zustand deines Wareneinsatzes präsentiert. Durch Digitalisierung deines Einkaufes wird der tatsächlich benötigte Warenbedarf erfasst und auch Preisveränderungen werden sofort erkannt.

Ebenso fließen Echtzeitdaten über verkaufte Mengen und Preise aus deiner Kassa ein. Aus diesen Werten spiegelt dir MEINbusiness permanent den kalkulatorischen mit dem IST Wareneinsatz und zeigt dir in den Bereichen, in denen es grobe Abweichungen gibt bis auf Artikelebene an, wo es sich lohnt die Schrauben zu stellen.

Permanent zu inventieren ist zeit- sowie personalintensiv und kostet dich daher bares Geld. Dennoch willst du deine Warenbewegungen permanent im Blick haben, um Betrug vorzubeugen. Daher bieten wir dir mit MEINbusiness die Kontrolle über deine Lagerstände, ohne viel Zeitaufwand.

Mit der Zubuchung deiner digitalisierten Lieferscheine und Verkaufsbuchungen aus dem Kassensystem sowie deinen Rezepturen, ergeben sich die Lagerstände im Hauptlager sowie Sublager (z.B. Schank). Groben Abweichungen können dadurch sofort erkannt und gezielt analysiert werden. Somit ist die Zählung aller Artikel nicht mehr notwendig und du konzentrierst dich bei Verdacht nur noch auf die Bereiche, bei denen es grobe Differenzen von Ist zum Soll-Wert gibt.

Die digitale Bestellung und Lieferscheinbuchung über MEINbusiness ist ein schneller und einfacher Weg zur Erfassung deines Wareneinganges. Durch Anbindung deiner Kassa sowie der Rezeptur generieren sich alle wichtigen Werte über deine Lagerbewegungen welche wiederum Rückschlüsse für mögliche Bestellmengen bieten.

Durch den Kreislauf zwischen Bestellung, Lieferscheinbuchung und Rezepturhinterlegung ist eine ständige Inventur in vielen Bereichen meist nicht mehr nötig denn durch MEINbusiness erfährst du jederzeit wo in deinen Lagern gröbere Differenzen auftreten und es lohnt den Aufwand einer Zählung zu betreiben.

Mit MEINrechnung Digital übernehmen wir die Digitalisierung sowie die rechtliche Prüfung all deiner Eingangsrechnungen. Diese müssen nicht extra von dir gescanned werden, sondern kommen entweder über eine unserer Schnittstellen oder als elektronische PDF-Rechnung via E-Mail von deinem Lieferanten in MEINbusiness.

Durch unsere automatische Kontierung und Kostenstellenzuordnung erhält dein Steuerberater die Buchhaltung zum Großteil schon fertig und kann sich diese via Schnittstelle in sein Finanzbuchhaltungsprogramm jederzeit auch unter dem Monat selbst importieren.

Die Digitalisierung deines Rechnungseinganges bietet nicht nur die Möglichkeit eines zeitnahen Controllings, sondern auch eine permanente Kontrolle und Planung deiner Ausgaben.

Wir erfassen aus jeder deiner Rechnungen die Fälligkeit sowie mögliche Skonti. Daraus ergeben sich Berichte und Sortierungsmöglichkeiten, nach denen du deine Zahlungen besser Planen und steuern kannst.

Zusätzlich zur tagesaktuellen Steuerung deiner Verbindlichkeiten kannst du deine Bankkonten mit MEINRechnung Digital über unsere Schnittstelle synchronisieren und siehst neben den Fälligkeiten deine aktuellen Kontostände.

Alle Zahlungen können über MEINRechnung Digital nicht nur verwaltet, sondern auch aktiv mit wenigen Klicks als Teil oder Komplettzahlung beglichen werden damit du deine Liquidität ohne großen Zeitaufwand, zielgerichtet steuern kannst.

Mit MEINrechnung Digital unterliegt jede Rechnung einen klaren, von dir definierten Workflow zur Kontrolle. Nachdem wir alle Daten einer Rechnung digitalisiert und rechtlich nach den 11 Rechnungsmerkmalen für dich kontrolliert haben, kannst du die Rechnung inhaltlich prüfen, diese freigeben, ablehnen oder delegieren.

Danach erfolgen die Schritte der Zahlung und Freigabe für deinen Steuerberater zur Kontierung sowie der Export via Schnittstelle in sein Finanzbuchhaltungsprogramm. Durch diesen Prozess hast du zu jeder Zeit den Überblick sowie die Kontrolle über deine Rechnung und kannst ggf. aktiv Einfluss darauf nehmen.