Digitale Transformation in der Gastronomie: Ein Leitfaden für Nachhaltigkeit, Transparenz und Effizienz

In der Gastronomie steigen die Anforderungen: Gäste erwarten Qualität und Transparenz, Kosten müssen im Blick bleiben und gleichzeitig fehlt im Tagesgeschäft häufig die Zeit für zusätzliche administrative Aufgaben. Nachhaltigkeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit unter einen Hut zu bekommen, kann deshalb schnell zur Herausforderung werden.

Digitale Transformation in der Gastronomie bedeutet nicht einfach, Papier durch digitale Dokumente zu ersetzen. Vielmehr geht es darum, Daten und Prozesse digital miteinander zu verbinden, manuelle Arbeit zu reduzieren und Informationen so aufzubereiten, dass sie im Tagesgeschäft tatsächlich bei Entscheidungen helfen.

Wir bei MEINbusiness kennen diese Herausforderungen und möchten dir zeigen, wie Digitalisierung, Automatisierung und intelligentes Datenmanagement dabei helfen können – ohne zusätzliche manuelle Arbeit und ohne noch mehr Excel-Tabellen.

Die Herausforderung: Mehr Regionalität, mehr Transparenz

Die Forderung nach mehr Regionalität bedeutet oft eine engere Zusammenarbeit mit kleinen, lokalen Erzeugern. Gleichzeitig ist es wichtig, die Preise für deine Gäste leistbar zu halten und dabei auch die Rentabilität deines Unternehmens zu sichern.

Dies alles erfordert ein hohes Maß an Transparenz bezüglich Produktdaten, Herstellerinformationen, Einkaufspreisentwicklungen und angemessenen Verkaufspreisen – Anforderungen, die durch die digitale Transformation effizienter erfüllt werden können.

Gerade Einkaufspreise zeigen, warum Transparenz so wichtig ist. Verändern sich die Preise einzelner Produkte, hat das Auswirkungen auf deinen Wareneinsatz, deine Kalkulation und letztlich deinen Deckungsbeitrag. Ohne eine verlässliche Datenbasis werden solche Veränderungen häufig erst spät sichtbar.

Digital verfügbare und miteinander verknüpfte Daten helfen dir dabei, Entwicklungen früher zu erkennen und Entscheidungen nicht nur nach Bauchgefühl zu treffen.

Digitalisierung allein macht einen Betrieb noch nicht automatisch effizienter. Entscheidend ist, dass Informationen möglichst automatisiert erfasst, verarbeitet und miteinander verbunden werden.

Dabei können unterschiedliche Bereiche deines Betriebs Schritt für Schritt digitalisiert werden.

Digitalisiere deine Eingangsrechnungen

Beginnen wir mit den Eingangsrechnungen. Die Digitalisierung auf Artikelebene ist optimal. Sie versetzt dich in die Lage, alle notwendigen Informationen zu erfassen – von Gesamtkosten über Artikel- und Mengenbewegungen bis hin zu Preisveränderungen.

Im Rahmen der digitalen Transformation ermöglicht dies ein effizientes Datenmanagement mit deutlich weniger manuellen Aufwänden.

Eine digitalisierte Rechnung ist dabei mehr als ein digitales Dokument. Werden die enthaltenen Informationen strukturiert verarbeitet, können Rechnungsdaten für weitere Analysen genutzt werden.

So lässt sich beispielsweise nachvollziehen, wie sich Einkaufspreise verändern, welche Artikel besonders häufig eingekauft werden oder wie sich diese Entwicklungen auf deinen Wareneinsatz auswirken.

Nutze Schnittstellen

Durch die Integration verschiedener Schnittstellen können weitere wichtige Daten nahtlos erfasst werden: Erlöse aus dem Kassensystem, geleistete Stunden und Kosten aus dem Personalmanagement sowie detaillierte Artikel- und Herstellerinformationen.

Schnittstellen sind ein entscheidender Bestandteil der Digitalisierung in der Gastronomie, denn in den meisten Betrieben entstehen relevante Daten in unterschiedlichen Systemen.

Das Kassensystem kennt deine Umsätze, die Personalsoftware deine Arbeitsstunden und Personalkosten und Rechnungen liefern Informationen über deine Einkäufe. Werden diese Daten miteinander verbunden, entsteht ein wesentlich vollständigeres Bild deines Betriebs.

So kannst du beispielsweise nicht nur deinen Umsatz betrachten, sondern gleichzeitig analysieren, wie sich Wareneinsatz und Personalkosten im Verhältnis dazu entwickeln.

Verarbeite und bereite Daten auf

All diese Informationen müssen logisch miteinander verknüpft werden. Genau hier wird aus einer Sammlung einzelner Daten eine Grundlage für konkrete Analysen und Entscheidungen.

Wir bei MEINbusiness beschäftigen uns seit vielen Jahren mit der zentralen Verarbeitung und Strukturierung von Daten aus Gastronomie und Hotellerie.

Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Daten zu sammeln. Entscheidend ist die Qualität der Daten und die Frage, welche Zusammenhänge daraus sichtbar werden.

Erst wenn Informationen aus verschiedenen Quellen korrekt zugeordnet und miteinander verbunden sind, können aussagekräftige Kennzahlen und Auswertungen entstehen.

Reporting und Dashboarding

Aus dieser Datenaufbereitung entsteht ein zentralisiertes und automatisiertes Management deines Betriebs. Dashboards und automatisierte Arbeitsabläufe erleichtern dir die tägliche Arbeit und Entscheidungsfindung.

Statt Informationen aus verschiedenen Systemen oder Excel-Tabellen zusammenzusuchen, werden relevante Kennzahlen übersichtlich dargestellt.

Dashboards machen aus Daten Informationen, mit denen du arbeiten kannst. Du erkennst beispielsweise, wie sich Umsatz, Wareneinsatz oder Personalkosten entwickeln und wo Abweichungen von deinen Zielen entstehen.

Gerade für Betriebe mit mehreren Standorten wird das interessant: Einheitlich aufbereitete Daten ermöglichen es, Entwicklungen miteinander zu vergleichen und Unterschiede schneller zu erkennen.

Tagesgeschäft: Wenig ändert sich, vieles verbessert sich

Im Grunde ändert sich in deinem Tagesgeschäft nicht alles auf einmal. Du fährst fort, Einnahmen und Ausgaben wie gewohnt zu erfassen. Was sich verändert, sind vor allem die Prozesse im Hintergrund.

Die Eingangsrechnungsverarbeitung kann beispielsweise digital ablaufen, Daten aus unterschiedlichen Systemen werden automatisiert zusammengeführt und wichtige Kennzahlen zentral aufbereitet. Dies sorgt für mehr Effizienz und hilft, Fehler zu minimieren.

Der Vorteil liegt vor allem darin, dass weniger Zeit für das Sammeln und Aufbereiten von Daten verloren geht. Statt Zahlen aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, kannst du dich stärker damit beschäftigen, was diese Zahlen für deinen Betrieb bedeuten.

Durch Budgetierung und kontinuierliches Monitoring gewinnst du wertvolle Einblicke in die Performance deines Betriebs. Dies ermöglicht dir, rechtzeitig zu reagieren und Verbesserungen vorzunehmen, um deine Ziele zu erreichen.

Ein Beispiel: Dein Umsatz liegt im aktuellen Monat im Plan. Gleichzeitig zeigt die Auswertung, dass dein Wareneinsatz stärker steigt als erwartet. Statt erst am Monatsende oder mit der nächsten betriebswirtschaftlichen Auswertung darauf aufmerksam zu werden, kannst du die Entwicklung früher untersuchen und mögliche Ursachen identifizieren.

Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen Daten sammeln und einen Betrieb datenbasiert steuern.

Weiterführende Schritte zur Optimierung

Mit den so gewonnenen Daten kannst du noch einen Schritt weitergehen und diese nutzen, um:

• Einkäufe zu optimieren: Preisentwicklungen erkennen, Hauptartikel analysieren und bessere Grundlagen für Lieferantengespräche schaffen.
• Kalkulationen und Deckungsbeiträge zu verbessern: Einkaufspreise und Rezeptkosten im Blick behalten und prüfen, ob Verkaufspreise weiterhin wirtschaftlich sind.
• Buchhaltungsprozesse zu automatisieren: Rechnungen digital verarbeiten und relevante Daten für weitere Prozesse bereitstellen.
• Personalkosten zu analysieren: Arbeitsstunden und tatsächliche Personalkosten mit der Umsatzentwicklung in Beziehung setzen.
• Standorte zu vergleichen und Benchmarks zu setzen: Unterschiede zwischen mehreren Betrieben erkennen und voneinander lernen.
• Budgets zu überwachen: Soll- und Ist-Werte vergleichen und Abweichungen frühzeitig identifizieren.

Diese Möglichkeiten der Optimierung sind greifbar, wenn Daten korrekt verwaltet und durch digitale Prozesse unterstützt werden.

Damit wird Digitalisierung zu einem Werkzeug für wirtschaftliche Nachhaltigkeit: Ressourcen können gezielter eingesetzt, Kostenentwicklungen früher erkannt und Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten getroffen werden.

Digitale Transformation mit MEINbusiness

Eine der größten Herausforderungen der Digitalisierung in der Gastronomie besteht darin, dass Betriebe häufig bereits zahlreiche digitale Systeme einsetzen – die darin enthaltenen Daten jedoch getrennt voneinander bleiben.

MEINbusiness setzt genau an dieser Stelle an und bringt relevante Geschäftsdaten zusammen.

Daten aus Rechnungen, Kasse, Personalmanagement, Budget und weiteren Bereichen können zentral aufbereitet und für dein Controlling miteinander verknüpft werden.

Dadurch erkennst du beispielsweise nicht nur, wie sich dein Umsatz entwickelt, sondern kannst gleichzeitig nachvollziehen, welchen Einfluss Wareneinsatz und Personalkosten auf dein wirtschaftliches Ergebnis haben.

So entsteht aus Digitalisierung ein konkreter Nutzen für dein Tagesgeschäft: weniger manuelle Datenarbeit, mehr Transparenz und eine bessere Grundlage für deine Entscheidungen.

Häufige Fragen zur digitalen Transformation in der Gastronomie

Was bedeutet digitale Transformation in der Gastronomie?

Digitale Transformation in der Gastronomie bedeutet, betriebliche Prozesse und Daten zu digitalisieren, zu automatisieren und miteinander zu vernetzen. Dazu können beispielsweise Rechnungsverarbeitung, Einkauf, Kassendaten, Personalmanagement, Buchhaltung und Controlling gehören.

Welche Prozesse können in der Gastronomie digitalisiert werden?

Viele administrative und operative Prozesse können digital unterstützt werden. Dazu gehören unter anderem Eingangsrechnungen, Buchhaltung, Bestellungen, Einkauf, Kalkulation, Personalmanagement, Umsatzanalyse, Controlling und Reporting.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung für Gastronomiebetriebe?

Digitalisierung kann manuelle Arbeit reduzieren, Fehler vermeiden und für mehr Transparenz sorgen. Werden Daten aus unterschiedlichen Bereichen miteinander verbunden, können Gastronomen außerdem Entwicklungen bei Umsatz, Wareneinsatz oder Personalkosten schneller erkennen und fundiertere Entscheidungen treffen.

Warum sind Schnittstellen für die Digitalisierung in der Gastronomie wichtig?

In Gastronomiebetrieben entstehen Daten häufig in unterschiedlichen Systemen. Schnittstellen ermöglichen es, diese Informationen automatisiert auszutauschen und zusammenzuführen. Dadurch müssen Daten weniger häufig manuell übertragen werden und können gemeinsam ausgewertet werden.

Wie hilft Digitalisierung beim Controlling in der Gastronomie?

Digitalisierung schafft eine zentrale und aktuelle Datenbasis für das Controlling. Umsatz-, Einkaufs-, Rechnungs-, Personal- und Budgetdaten können miteinander verbunden werden. Dadurch lassen sich wichtige Kennzahlen schneller auswerten und Abweichungen früher erkennen.

Lohnt sich die digitale Transformation auch für kleinere Gastronomiebetriebe?

Digitale Prozesse können auch für kleinere Betriebe sinnvoll sein. Entscheidend ist nicht die Größe des Unternehmens, sondern wie hoch der manuelle Aufwand für wiederkehrende Prozesse ist und welche Daten für die Steuerung des Betriebs benötigt werden. Digitalisierung sollte dabei dort eingesetzt werden, wo sie tatsächlich Zeit spart oder bessere Entscheidungen ermöglicht.

Fazit