Controlling
Softwarelösungen für Controlling in Gastronomie & Hotellerie
Ein effektives Controlling braucht nicht einfach möglichst viele Daten – sondern die richtigen Informationen zur richtigen Zeit. Jetzt mehr erfahren!
In einer Branche, in der Margen traditionell gering sind und durch die steigende Inflation weiter unter Druck geraten, ist die Digitalisierung des Controllings für Gastronomiebetriebe unerlässlich geworden. Tägliche Entscheidungen basieren zunehmend auf fundierten Unternehmenszahlen, wodurch ein effektives Controlling mit aussagekräftigen Kennzahlen unverzichtbar wird. Hierbei stoßen Gastronomen jedoch häufig auf das Problem der Datenverwaltung und -analyse, insbesondere wenn sie versuchen, diese Aufgaben mit herkömmlichen Methoden wie Excel zu bewältigen.
Je mehr Datenquellen zusammenkommen, desto schwieriger wird es, daraus ein vollständiges und aktuelles Bild des Betriebs zu erhalten.
Ein effektives Datenmanagement schafft deshalb die Grundlage für ein aussagekräftiges Controlling. Statt Zahlen immer wieder manuell zusammenzutragen, können relevante Unternehmensdaten zentral erfasst, aufbereitet und miteinander verbunden werden.
Die Herausforderung: Big Data und manueller Aufwand
Die Vielfalt und Komplexität der Daten in der Gastronomie stellen eine besondere Herausforderung dar. Jeder Lieferant hat seine eigene Art, Daten zu liefern – oft ohne einheitliche Standards, was zu unvollständigen Informationen und Datenlecks führt. Diese Inkonsistenzen erschweren nicht nur den Vergleich von Preisen und die Verwaltung von Artikelinformationen, sondern beeinträchtigen auch die Vollständigkeit des Berichtswesens. Zusätzlich zu den Herausforderungen bei der Datenerfassung und -integration müssen Inhaltsstoffe, Allergene und Nährwerte sorgfältig verwaltet werden, um eine effektive Automatisierung in der Rezeptverwaltung zu gewährleisten.
Dabei geht es beim Datenmanagement in der Gastronomie längst nicht nur um Einkaufsdaten. Für eine umfassende wirtschaftliche Betrachtung müssen häufig Informationen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenkommen:
- Rechnungs- und Einkaufsdaten
- Umsätze aus Kassen- oder PMS-Systemen
- Personalkosten und Arbeitsstunden
- Budget- und Zielwerte
- Finanzbuchhaltungsdaten
- Artikel- und Rezepturdaten
Erst wenn diese Informationen sinnvoll zusammengeführt werden, lassen sich Zusammenhänge erkennen. Steigt beispielsweise der Umsatz, während Wareneinsatz oder Personalkosten überproportional zunehmen, kann sich das wirtschaftliche Ergebnis trotz höherer Umsätze verschlechtern.
Excel als Werkzeug: Eine Analyse der Schritte
Excel ist flexibel, schnell verfügbar und für einzelne Berechnungen ein hilfreiches Werkzeug. Schwieriger wird es jedoch, wenn große Datenmengen regelmäßig aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt, aktualisiert und analysiert werden müssen.
Um die Komplexität der Datenverwaltung in Excel zu veranschaulichen, betrachten wir den Prozess, der beispielsweise notwendig wäre, um einen einfachen Soll-Ist-Warenabgleich durchzuführen.
Das große Problem dabei: Um dauerhaft auf dem aktuellen Stand zu bleiben, müsste dieser Prozess regelmäßig und für zahlreiche Positionen wiederholt werden. Bei mehreren Lieferanten, Standorten und hunderten Artikeln kann daraus schnell ein erheblicher manueller Aufwand entstehen.
1. Datenerfassung: Sammeln aller relevanten Eingangsrechnungen und manuelle Eingabe beziehungsweise Übertragung der Daten in Excel.
2. Datenbereinigung: Überprüfen der Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit sowie manuelle Korrektur von Fehlern und unterschiedlichen Schreibweisen.
3. Kategorisierung: Zuordnung der Artikel zu Produktgruppen und manuelle Anpassung bei Inkonsistenzen zwischen den Lieferanten.
4. Einheitsanpassung: Umrechnung von Lieferantenangaben in eine standardisierte Einheit, zum Beispiel von Trägern zu Einzeldosen oder von Gebinden auf Kilogramm.
5. Preisvergleich: Erstellung separater Spalten für die Preise pro Einheit und Berechnung vergleichbarer Einkaufspreise.
6. Analyse von Inhaltsstoffen und Nährwerten: Manuelle Eingabe und Pflege dieser Informationen für einzelne Produkte, falls diese für Rezepturen oder weitere Anwendungen benötigt werden.
7. Berichterstellung: Zusammenstellung der Daten in Berichtsform sowie Erstellung von Diagrammen, Tabellen und Auswertungen für die Analyse.
Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für menschliche Fehler. Wird eine Formel falsch kopiert, eine Einheit nicht korrekt umgerechnet oder ein Artikel falsch zugeordnet, können sich Fehler durch die gesamte Auswertung ziehen.
Hinzu kommt ein weiteres Problem: Eine Excel-Auswertung ist häufig nur eine Momentaufnahme.
Sobald neue Rechnungen eingehen, Einkaufspreise verändert werden oder neue Umsatz- und Personaldaten hinzukommen, müssen die Informationen erneut aktualisiert werden. Gerade für regelmäßiges Controlling kann daraus ein hoher manueller Aufwand entstehen.
MEINbusiness: Die Lösung für effizientes Datenmanagement
MEINbusiness adressiert diese Herausforderungen durch die Automatisierung des Datenmanagements und die Harmonisierung der Lieferantendaten. Unser Business Intelligence (BI) Tool reduziert den manuellen Aufwand erheblich und schließt Datenlecks, indem es alle relevanten Informationen nahtlos integriert und aufbereitet. Durch die direkte Anbindung der Lieferanten und die automatisierte Erfassung von Eingangsrechnungen stellt MEINbusiness sicher, dass das Berichtswesen vollständig und von höchster Qualität ist.
MEINbusiness gewährleistet eine effiziente Überwachung und Analyse der Betriebsleistung, ohne dass Gastronomen von den operativen Kosten eines komplexen Datenmanagements belastet werden. Die einfache Handhabung und die direkte Integration der Lieferantendaten machen MEINbusiness zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die moderne Gastronomie, das es Betreibern ermöglicht, fundierte Entscheidungen auf Basis vollständiger und korrekter Informationen zu treffen.
Jetzt sind die Daten ja schon mal drin! Optimierung der Finanzprozesse
Ein weiterer entscheidender Vorteil von MEINbusiness ist die Optimierung der Finanzprozesse, insbesondere in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Die herkömmliche Praxis, Finanzdaten durch handschriftliche Notizen oder speziell dafür erstellte Excel-Tabellen zu übermitteln, ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
MEINbusiness vereinfacht diesen Prozess durch die Möglichkeit, vorkontierte Rechnungen inklusive aller zugehörigen PDF-Dokumente direkt aus dem System zu exportieren. Dies ermöglicht eine schnelle, präzise und automatisierte Übergabe der Finanzdaten am Monatsende, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Zusätzlich bietet MEINbusiness das revisionssichere Archiv für 10 Jahre und optional den direkten Zugang für deinen Steuerberater. Dies gewährleistet, dass der Steuerberater jederzeit auf die benötigten Daten zugreifen kann, was die Finanzverwaltung und -berichterstattung weiter optimiert.
Häufige Fragen zu Datenmanagement und Controlling in der Gastronomie
Was bedeutet Datenmanagement in der Gastronomie?
Datenmanagement umfasst das Erfassen, Strukturieren, Vereinheitlichen und Auswerten relevanter Unternehmensdaten. Dazu gehören beispielsweise Rechnungs-, Einkaufs-, Umsatz-, Personal- und Finanzdaten.
Warum ist Datenmanagement für Gastronomiebetriebe wichtig?
Viele wirtschaftliche Entscheidungen hängen von Daten aus unterschiedlichen Bereichen ab. Werden diese Informationen zusammengeführt, können Zusammenhänge zwischen Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten und weiteren Kennzahlen besser erkannt werden.
Kann Excel für das Controlling in der Gastronomie genutzt werden?
Ja. Für kleinere Datenmengen und einzelne Auswertungen kann Excel ein hilfreiches Werkzeug sein. Je mehr Datenquellen, Standorte und regelmäßige Auswertungen hinzukommen, desto größer wird jedoch der manuelle Aufwand für Pflege, Aktualisierung und Kontrolle.
Welche Daten sind für das Controlling in der Gastronomie wichtig?
Zu den wichtigen Daten gehören unter anderem Umsätze, Wareneinsatz, Einkaufspreise, Personalkosten, Arbeitsstunden, Budgetwerte und Finanzbuchhaltungsdaten. Welche Kennzahlen besonders relevant sind, hängt vom jeweiligen Betrieb und seinen Zielen ab.
Welche Vorteile bietet automatisiertes Datenmanagement?
Automatisiertes Datenmanagement reduziert manuelle Arbeitsschritte, vereinheitlicht Daten aus unterschiedlichen Quellen und schafft eine zentrale Grundlage für regelmäßige Analysen. Dadurch können Abweichungen und Entwicklungen schneller erkannt werden.
Wie unterstützt MEINbusiness das Datenmanagement?
MEINbusiness führt relevante Daten aus unterschiedlichen Bereichen zusammen und bereitet sie für Auswertungen auf. Rechnungs-, Umsatz-, Personal- und weitere Unternehmensdaten können dadurch gemeinsam betrachtet werden, statt sie für jede Analyse manuell aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen.
Fazit
Die Gastronomie steht vor der Herausforderung, in einem zunehmend kompetitiven und kostenintensiven Umfeld erfolgreich zu sein. Ein präzises und effizientes Datenmanagement ist eine wichtige Grundlage, um wirtschaftliche Entwicklungen zu verstehen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Excel und manuelle Listen haben dabei weiterhin ihre Berechtigung. Je größer die Datenmengen und je komplexer die Anforderungen werden, desto schwieriger wird es jedoch, ein regelmäßiges Controlling ausschließlich manuell abzubilden.
Mit MEINbusiness können Gastronomiebetriebe die Herausforderungen traditioneller Datenverwaltung reduzieren und relevante Unternehmensdaten zentral zusammenführen. Durch die Automatisierung des Datenmanagements und die Reduzierung des manuellen Aufwands entsteht eine solide Grundlage für die wirtschaftliche Steuerung gastronomischer Betriebe.
Statt deine Zeit damit zu verbringen, Daten aus Rechnungen, Kassensystemen, Personalsystemen und Excel-Tabellen zusammenzusuchen, kannst du dich auf das konzentrieren, worauf es im Controlling wirklich ankommt:
Zahlen verstehen, Abweichungen erkennen und daraus die richtigen Entscheidungen für deinen Betrieb ableiten.
