E-Rechnungspflicht ab 2025: So bereitest du deinen Gastronomiebetrieb optimal vor
E-Rechnungspflicht ab 2025: So bereitest du deinen Gastronomiebetrieb optimal vor. Jetzt mehr erfahren und umstellen!
Einige wichtige Kennzahlen in der Gastronomie, wie den Wareneinsatz, den Deckungsbeitrag 1 und die Umsatzkennzahlen, hast du bereits kennengelernt. Teil 4 unserer Controlling-Reihe widmet sich den Personalkennzahlen und zeigt dir, wo der größte Hebel liegt, um Kosten einzusparen.
Deine Mitarbeiter sichern den Erfolg und treiben die Kosten
Dein Team ist das Herz deines Gastronomiebetriebs – ohne seine Arbeit bleibt die Küche kalt und der Gastraum leer. So unverzichtbar deine Mitarbeiter auch sind, bilden sie zugleich einen der größten Kostenblöcke in deinem Betrieb. Kaum eine andere Branche ist so personalintensiv wie das Gastgewerbe und entsprechend hoch sind die Belastungen durch Lohnkosten. Schwankende Gästezahlen, steigende Gehälter und die ohnehin hohen Ausgaben in allen Bereichen verschärfen den Druck zusätzlich.
Sobald die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) auf dem Tisch liegt und zeigt, dass die Personalkosten noch höher sind als erwartet, ist es längst zu spät, um gegenzulenken. Nur, wenn du die richtigen Kennzahlen im Blick hast, kannst du aktiv steuern und deine Personalkosten senken.
Personalkosten in der Gastronomie und wie du sie berechnest
Die Personalkosten eines Betriebs bestehen längst nicht nur aus Löhnen und Gehältern. Sie umfassen jegliche Kosten, die für das Personal anfallen und vom Betrieb getragen werden. Dabei unterschiedet man zwischen direkten und indirekten Kosten:
- Direkte Kosten: Löhne und Gehälter, Überstundenzuschläge, Boni und Prämien
- Indirekte Kosten: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Arbeitskleidung, Fortbildungskosten oder Recruiting Ausgaben
Zusammen ergeben sie die Personalkosten. Das Problem dabei: Ein großer Teil der Kosten wird erst im Nachhinein über die Lohnverrechnung sichtbar und in der BWA abgebildet. Für die laufende Steuerung deines Betriebs ist das jedoch kaum hilfreich. Deshalb schauen wir uns heute an, welche Kennzahlen du laufend im Auge behalten solltest, um die Kontrolle über deine Personalkosten zu behalten und sie gezielt zu optimieren.
Die wichtigsten Personalkennzahlen für dein Controlling im Gastgewerbe
Es gibt viele Personalkennzahlen, doch nicht alle eignen sich für die laufende Steuerung deines Gastronomiebetriebs. Besonders die Werte aus der Lohnverrechnung – wie Sonderzahlungen, Rückstellungen oder die Personalkostenquote sind zwar wichtig, können allerdings erst zu einem späteren Zeitpunkt berechnet werden, wenn es für Maßnahmen bereits zu spät ist. Für die tägliche Steuerung im Betrieb brauchst du dagegen Kennzahlen, die sie sofort greifbar sind und dir echte Steuerungsmöglichkeiten bieten.
Die kalkulatorischen Personalkosten zeigen dir, ob dein Betrieb auf Kurs ist
Die kalkulatorischen Personalkosten geben dir schnell einen Überblick darüber, wie viel deine Mitarbeitenden wirklich „kosten“. Sie sind eine berechnete Größe auf Basis deiner Vormonatszahlen und zeigen dir im laufenden Monat, was am Ende etwa vom Umsatz übrig bleibt. (Deckungsbeitrag 2).
Berechnung der kalkulatorischen Personalkosten:
Kalkulatorischer Stundensatz × produktive Stunden
- Produktive Stunden = alle tatsächlich geleisteten und gestempelten Stunden (ohne Krankenstand, Urlaub oder Schule).
- Kalkulatorischer Stundensatz = Durchschnittswert aus deinen gesamten brutto Personalkosten (laut BWA) geteilt durch die geleisteten Stunden (aus deinem Personaltool).
Mit den kalkulatorischen Personalkosten erkennst du schon vor der Lohnverrechnung oder BWA, wohin sich deine tatsächlichen Personalkosten entwickeln. Fällt der Wert zu hoch aus, kannst du rechtzeitig gegensteuern. Und genau hier kommt die nächste wichtige Kennzahl ins Spiel, die Stundenproduktivität.
Was ist die Stundenproduktivität und warum ist sie so wichtig?
Die Stundenproduktivität zeigt dir, wie viel Umsatz pro Arbeitsstunde erwirtschaftet wird. Das macht sie zu einer der wichtigsten Kennzahlen für deine laufende Steuerung und zum größten Hebel, um Personalkosten zu sparen.
Ein Beispiel macht das deutlich:
Stell dir vor, der erste Mitarbeiter stempelt um 6 Uhr ein, zwei weitere Stempelungen folgen um 9 Uhr. Dein Restaurant öffnet aber erst um 10 Uhr, der erste Umsatz kommt gegen 11 Uhr. Bis dahin haben sich schon 9 Arbeitsstunden angesammelt – doch die Produktivität ist gleich null. Bei einem kalkulierten Stundensatz von 30 Euro* kostet dich das allein 270 Euro, bevor überhaupt der erste Kaffee über den Tresen geht.
Auch das Gegenteil kann teuer werden: Wenn in umsatzstarken Zeiten zu wenig Personal eingeplant ist, stockt der ganze Ablauf im Service, Gäste müssen länger warten und am Ende geht dir wertvoller Umsatz verloren.
*Personalkosten in der Gastronomie können je nach Betriebsart stark variieren, bestätigen auch die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) und der Deutsche Hotel- und Gaststättenverband (DEHOGA). Der angenommene Stundensatz von 30 Euro ist ein Orientierungswert. Je nach Betriebsart und Personalstruktur kann dieser variieren – in den meisten Fällen liegt er etwas darunter.
Berechnung der Stundenproduktivität:
Umsatz ÷ geleistete Stunden
Mit der Auswertung deiner Stundenproduktivität erkennst du solche Leerlaufzeiten sofort. Auch Unterbesetzungen lassen sich erkennen. So kannst du rechtzeitig reagieren und deine Personalkosten aktiv steuern – ganz ohne Personalabbau.
Typische Maßnahmen sind zum Beispiel:
- Dienstpläne anpassen: Mitarbeitereinsätze verschieben oder Schichten verkürzen, wenn weniger Gäste erwartet werden. An umsatzstarken Tagen und Zeiten genug Personal einteilen, um Umsatzeinbußen zu vermeiden.
- Überstunden abbauen: Frühzeitig reagieren, bevor sie sich ansammeln und teuer werden.
- Produktive Zeiten erhöhen: Leerlauf vermeiden, indem Vorbereitungsarbeiten effizienter geplant werden.
- Mitarbeiter flexibler einsetzen: Aufgaben so verteilen, dass weniger Personal gleichzeitig benötigt wird.
- Umsatzzeiten nutzen: Mehr Personal nur dann einteilen, wenn wirklich Umsatz gemacht wird (z. B. Mittags- oder Abendgeschäft).
So kommst du an deine Personalkennzahlen
Wahrscheinlich denkst du dir jetzt: „Klingt logisch, aber wie soll ich im stressigen Alltag der Gastronomie und Hotellerie bitte die Zeit finden, um diese Kennzahlen zu berechnen?“ Die gute Nachricht: Das musst du gar nicht. Mit den richtigen Tools geht das von allein.
MEINbusiness verknüpft automatisch die Daten aus deiner Kasse und deinem Personaltool und bereitet sie übersichtlich für dich auf. In unseren Dashboards siehst du auf einen Blick, wie produktiv deine Stunden wirklich sind, wo Leerzeiten entstehen und wie du deine Dienstpläne anpassen kannst. Das spart dir nicht nur jede Menge Rechnerei, sondern gibt dir auch die Sicherheit, deine Personalkosten jederzeit im Griff zu haben.
Fazit: Bessere Personalplanung durch die richtigen Kennzahlen
Personalkosten gehören zu den größten Ausgaben in der Gastronomie – und sind zugleich einer der größten Hebel, wenn es darum geht, deine Ergebnisse zu verbessern. Mit den kalkulatorischen Personalkosten behältst du einen schnellen Überblick, ob deine Kosten im Rahmen liegen, während dir die Stundenproduktivität zeigt, wie effizient dein Personaleinsatz wirklich ist und wo Leerlauf oder Unterbesetzung entstehen.
Wer diese Kennzahlen im Blick hat, kann rechtzeitig reagieren, Dienstpläne anpassen und Kosten senken, ohne an der Qualität für die Gäste zu sparen. Damit das in der Praxis nicht in endlosem Rechnen ausartet, lohnt sich der Blick auf digitale Tools als Unterstützung. MEINbusiness führt die Daten aus Kasse und Personal automatisch zusammen und bereitet sie übersichtlich auf. So bekommst du deine wichtigsten Kennzahlen tagesaktuell geliefert und hast eine datengestützte Basis für fundierte Entscheidungen.
