Die neue Bereichslogik von MEINbusiness: Kosten, Gewinn, Team – ein Betriebssystem statt Einzeltools

Was ein Betriebssystem für deinen Betrieb ausmacht

Betriebssystem meinen wir wörtlich: Es ist das System, mit dem dein Betrieb läuft. Nicht ein weiteres Tool, das du zusätzlich bedienst, sondern die Basis, auf der alles andere aufbaut.

Drei Merkmale machen den Unterschied:

• Single Source of Truth: Es gibt genau eine Wahrheit für deine Zahlen. Keine abweichenden Stände in verschiedenen Programmen.
  

• Ineinandergreifende Daten: Was als Rechnung reinkommt, fließt ins Controlling. Du siehst nicht nur, was passiert ist, sondern auch, woher es kommt.

• Ein System ohne doppelte Pflege: Artikel, Lieferanten und Mitarbeiter pflegst du einmal. Alle Bereiche greifen darauf zu.

Unser neues Betriebssystem ist kein Einzeltool unter vielen, sondern die Grundlage für deinen ganzen Betrieb.

Die neue Bereichslogik im Überblick: MEINbusiness Bereiche

Bei MEINbusiness gibt es jetzt drei Bereiche, und jeder davon greift eine Frage auf, die du dir in deinem Betrieb ohnehin ständig stellst.

Der Bereich Kosten beantwortet, was du ausgibst und ob die Preise deiner Lieferanten stimmen. Er beginnt bei den Rechnungen und dem Wareneinsatz. Der Bereich Gewinn zeigt dir, wo du heute stehst und woran es liegt, wenn die Zahlen nicht passen. Er beginnt beim Controlling und bei der Steuerung. Und der Bereich Team dreht sich darum, was dein Personal im Verhältnis zum Umsatz kostet. Er beginnt beim Dienstplan.

Du musst dabei nicht alles auf einmal einführen. Du startest dort, wo es bei dir am meisten drückt. Willst du später mehr sehen, schaltest du den nächsten Bereich frei. Deine Daten sind dann schon da, und du pflegst nichts doppelt.

Bereich Kosten: Rechnungen im Griff, Wareneinsatz im Blick

Im Bereich Kosten läuft alles zusammen, was bei dir an Rechnungen reinkommt. Ob per E-Mail, über ein Lieferantenportal, oder als E-Rechnung: Jede Rechnung landet strukturiert im Betriebssystem, wird geprüft, freigegeben und bezahlt. Die Freigabe kannst du von unterwegs erledigen, ohne im Betrieb zu sein. Am Ende geht alles fertig kontiert an deinen Steuerberater, zum Beispiel in DATEV oder BMD. Dein Buchhalter muss nur noch prüfen und nicht mehr abtippen.

Der eigentliche Gewinn liegt aber dahinter. Weil jeder Artikel von jedem Lieferanten einheitlich erfasst wird, siehst du auf einen Blick, wo Preise steigen und wo dein Wareneinsatz aus dem Ruder läuft. Ob die Cola bei einem Lieferanten "0,33 Glas" heißt und beim anderen "330 ml PET", ist dem System egal. Es erkennt, dass es dasselbe Produkt ist.

So wird aus einem Stapel Rechnungen eine Datenbasis, mit der du steuern kannst.

Bereich Gewinn: Von der Zahl zur Ursache

Ein Bericht zeigt dir, was passiert ist. Die Gewinn-Analyse zeigt dir, warum. Genau das ist der Unterschied, um den es im Bereich Gewinn geht. Eine Auswertung, die dir Ende des Monats bestätigt, dass die Marge gesunken ist, hilft dir wenig. Du willst wissen, woran es lag, und zwar, solange du noch etwas daran ändern kannst.

Deshalb bekommst du im Bereich Gewinn jeden Morgen aktuelle Zahlen: Umsatz, Wareneinsatz und Personalkosten, täglich und ohne Wartezeit auf den Monatsabschluss. Dazu kommt ein Rückblick über zwei Jahre. Du siehst also nicht nur, wo du heute stehst, sondern auch, wie sich dein Betrieb entwickelt hat und ab wann sich etwas verschoben hat. Ab dem Start misst das System laufend weiter, was sich verändert.

Außerdem legst du Ziele und Vorgaben fest, so genau, wie du sie brauchst. Weicht dein Betrieb davon ab, siehst du es sofort und nicht erst in der nächsten Auswertung. Die Deckungsbeiträge DB1 und DB2 bekommst du direkt im System und musst sie nicht mehr in Excel zusammenrechnen.

Ein Beispiel: Dein Wareneinsatz liegt bei 41 %, der Schnitt bei 32 %. Bisher wusstest du nur, dass es zu viel ist. Jetzt siehst du, wo.

Wer über die Zahlen hinaus Begleitung möchte, kann den Einkaufsberater dazubuchen, eine monatliche Zahlenbesprechung mit einem Profi. Mehrere Standorte vergleichst du mit dem Add-on Standortvergleich & Benchmark.

Best Practice: Kosten und Gewinn–Warum das MEINbusiness Betriebssystem unschlagbar ist

Ein Beispiel aus dem Alltag: Dein Fleischlieferant erhöht den Preis für Rinderhüfte um 8 %. Er kündigt es nicht an, es steht einfach auf der nächsten Rechnung. Bei hunderten Rechnungen im Monat fällt das niemandem auf.

Im Bereich Kosten fällt es auf. Das System gleicht jede Rechnung mit den bisherigen Preisen ab und meldet dir die Abweichung. Im Bereich Gewinn siehst du im selben Moment, was das für dich bedeutet: Der Deckungsbeitrag der Gerichte mit Rinderhüfte sinkt, und dein Wareneinsatz rutscht über das Ziel, das du dir gesetzt hast.

Damit wird aus einer Beobachtung eine Entscheidung. Du sprichst mit dem Lieferanten, suchst eine Alternative oder passt die Karte an. Und zwar jetzt, nicht erst nach dem Monatsabschluss.

Das funktioniert, weil beide Bereiche auf denselben Daten aufbauen. Du startest mit Kosten und schaltest Gewinn frei. Deine Daten sind schon da, du musst nichts neu einrichten.

Auch der dritte Bereich folgt diesem Prinzip. Mit Team im Frühjahr kommt das Budget direkt in den Dienstplan. Dann hängen Einkauf, Ergebnis und Personal an einem Betriebssystem, und dein Betrieb ist komplett abgebildet.

Häufige Fragen zur neuen Bereichslogik von MEINbusiness

Was ist die neue Bereichslogik von MEINbusiness?

Die MEINbusiness Software gliedert seine Funktionen künftig in die drei Bereiche Kosten, Gewinn und Team. Jeder Bereich konzentriert sich auf eine zentrale betriebswirtschaftliche Aufgabe: Kosten kontrollieren, Gewinn steuern und Personaleinsatz planen. Die Bereiche nutzen dieselbe Datenbasis und können miteinander verbunden werden. Dadurch entsteht anstelle mehrerer isolierten Anwendungen ein zusammenhängendes Betriebssystem für die Steuerung deines Betriebs.

Was bedeutet „Gastronomie Software Betriebssystem“?

Ein Gastronomie Software Betriebssystem verbindet zentrale Daten und Prozesse eines Betriebs miteinander. Rechnungen, Einkauf, Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten und künftig auch Dienstplanung werden nicht unabhängig voneinander betrachtet. Änderungen in einem Bereich werden dadurch auch in anderen Bereichen sichtbar. Ziel ist eine zentrale System statt mehrfach gepflegter Excel-Listen und Einzellösungen.

Was beinhaltet der Bereich Kosten?

Der Bereich Kosten bildet insbesondere die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und die Analyse von Einkaufsdaten ab. Rechnungen können digital erfasst, geprüft, freigegeben, kontiert und an die Finanzbuchhaltung beziehungsweise den Steuerberater weitergegeben werden. Gleichzeitig entsteht eine strukturierte Datenbasis für Preisvergleiche, Einkaufsanalysen und die Kontrolle des Wareneinsatzes.

Was beinhaltet der Bereich Gewinn?

Der Bereich Gewinn konzentriert sich auf Controlling und Gewinnanalyse. Umsatz, Wareneinsatz und Personalkosten werden zusammengeführt und mit Zielen beziehungsweise Vorgaben verglichen. So erkennst du nicht nur, wie sich dein Ergebnis entwickelt, sondern auch, welche Kennzahlen dafür verantwortlich sind. Dazu gehören beispielsweise DB1 und DB2 sowie historische Entwicklungen und Soll-Ist-Abweichungen.

Muss ich alle MEINbusiness Bereiche gleichzeitig nutzen?

Nein. Du kannst mit dem Bereich beginnen, der für deinen Betrieb aktuell am wichtigsten ist. Wenn beispielsweise dein Rechnungseingang und deine Einkaufskosten die größte Herausforderung darstellen, kannst du mit Kosten starten. Benötigst du anschließend mehr Transparenz über Ergebnis und Deckungsbeiträge, ergänzt du Gewinn. Die vorhandenen Daten können dabei weiterverwendet werden.

Fazit: Ein Betriebssystem: Kosten, Gewinn und Team

Gastronomiebetriebe brauchen Systeme, die miteinander arbeiten und aus vorhandenen Daten verwertbare Informationen machen.

Mit den Bereichen Kosten, Gewinn und Team entsteht Schritt für Schritt ein Gastronomie Software Betriebssystem, das zentrale Unternehmensdaten miteinander verbindet. Statt Rechnungen, Controlling und Personalplanung getrennt voneinander zu betrachten, greifen die Bereiche auf eine gemeinsame Datenbasis zu.

Der Vorteil: Du musst nicht alles gleichzeitig einführen. Du kannst dort starten, wo dein Betrieb aktuell den größten Handlungsbedarf hat. Im Bereich Kosten digitalisierst du Rechnungsprozesse und schaffst Transparenz über Einkaufspreise und Wareneinsatz. Im Bereich Gewinn verbindest du Umsatz, Wareneinsatz und Personalkosten und erkennst Abweichungen deutlich früher. Mit dem Bereich Team wird künftig auch die Personalplanung Teil dieser Logik.

So entsteht aus einzelnen Daten eine zusammenhängende Steuerung deines Betriebs. Nicht erst beim Monatsabschluss, sondern im laufenden Alltag.

Nicola

Als Senior Content Managerin bei MEINbusiness recherchiert Nicola mit Neugier und Ausdauer und feilt an jedem Text, bis er wirklich sitzt. Komplexe Themen so aufzubereiten, dass sie jeder versteht, treibt sie an. Für den Ausgleich zieht es sie hinaus in die Natur – am liebsten lässt sie dabei hoch zu Pferd die Seele baumeln.