Dein Umsatz stimmt – und trotzdem bleibt am Monatsende zu wenig Gewinn übrig
Personalkosten gehören zu den größten Kostenblöcken in Gastronomie und Hotellerie. Doch entscheidend ist nicht nur, wie hoch deine Personalkosten sind. Viel wichtiger ist die Frage: Passt dein Personaleinsatz zu deinem Umsatz?
Der reine Blick auf die monatliche Lohnabrechnung reicht dafür nicht aus. Sie zeigt dir zwar, was du gezahlt hast, aber nicht, ob sich Überstunden häufen, einzelne Schichten dauerhaft zu teuer besetzt sind oder dein Team genau dann arbeitet, wenn auch Umsatz entsteht.
Deshalb lohnt sich eine laufende Personalkostenanalyse. So erkennst du frühzeitig Abweichungen, kannst deine Dienstplanung besser an dein Gästeaufkommen anpassen und triffst Entscheidungen auf Basis echter Zahlen statt aus dem Bauch heraus.
Wenn du deine Personalkosten berechnen willst, reicht der Blick auf Löhne und Gehälter nicht aus. Zum Bruttogehalt kommen weitere Kosten hinzu, die in der Kalkulation schnell untergehen.
Grundsätzlich setzen sich deine Personalkosten aus direkten Kosten, Lohnnebenkosten und weiteren Personalaufwendungen zusammen. Dazu gehören zum Beispiel:
Gerade in der Gastronomie wird die Berechnung schnell komplex. Teilzeitkräfte, Aushilfen, unterschiedliche Stundensätze und Zuschläge treffen auf wechselnde Arbeitszeiten und Auslastungen.
Als einfache Grundlage kannst du mit folgender Formel rechnen:
Bruttolohn/-gehalt + Lohnnebenkosten + weitere Personalaufwendungen =Personalkosten
Allein die Lohnnebenkosten können 20 Prozent oder mehr zusätzlich zum Bruttogehalt ausmachen. Berücksichtigst du weitere Aufwendungen, liegen die tatsächlichen Personalkosten schnell deutlich über dem reinen Bruttogehalt.
Beispiel: Eine Servicekraft verdient 2.400 Euro brutto im Monat.
Rechnen wir beispielhaft mit rund 480 Euro Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung und 100 Euro für Umlagen und Berufsgenossenschaft, entstehen bereits:
2.400 € + 480 € + 100 € = 2.980 € Personalkosten pro Monat
Zuschläge, Personalessen, Arbeitskleidung oder Weiterbildungen sind dabei noch nicht berücksichtigt.
Du siehst: Das Bruttogehalt allein sagt dir noch nicht, was dich ein Mitarbeiter tatsächlich kostet.
Jetzt weißt du, was dein Mitarbeiter im Monat kostet. Für deine operative Planung ist aber eine weitere Zahl besonders interessant: Was kostet dich eine tatsächlich geleistete Arbeitsstunde?
Die Rechnung ist einfach:
monatliche Personalkosten ÷ geleistete Arbeitsstunden = Personalkosten pro Stunde
Bei 2.980 Euro monatlichen Personalkosten und 160 geleisteten Arbeitsstunden ergibt sich:
2.980 € ÷ 160 Stunden = rund 18,60 € pro Stunde
Und genau hier wird die Zahl für deinen Gastro-Alltag interessant.
Denn deine Auslastung ist nicht immer gleich. Dienstag um 15 Uhr sieht dein Restaurant wahrscheinlich anders aus als Samstag um 20 Uhr.
Kennst du deine tatsächlichen Kosten pro Arbeitsstunde, kannst du sie deinem Umsatz im gleichen Zeitraum gegenüberstellen. So erkennst du, ob dein Team zur richtigen Zeit richtig eingesetzt ist – oder ob Personalkosten entstehen, während kaum Umsatz hereinkommt.
Jetzt weißt du, was dein Team kostet. Aber sind beispielsweise 35.000 Euro Personalkosten viel oder wenig?
Das kannst du erst beurteilen, wenn du deinen Umsatz kennst.
Genau hier kommt die Personalkostenquote ins Spiel. Sie zeigt dir, wie viel Prozent deines Umsatzes für dein Personal eingesetzt werden.
Die Formel:
Personalkosten ÷ Umsatz × 100 = Personalkostenquote
Damit erhältst du eine Kennzahl, die du über verschiedene Monate und Zeiträume vergleichen kannst.
Nehmen wir an, dein Betrieb macht im Monat 60.000 Euro Umsatz. Gleichzeitig liegen deine gesamten Personalkosten bei 21.000 Euro.
Die Rechnung:
21.000 € ÷ 60.000 € × 100 = 35 %
Deine Personalkostenquote liegt damit bei 35 Prozent.
Einfach gesagt: Von 100 Euro Umsatz werden 35 Euro für dein Personal eingesetzt.
Darauf gibt es keine Zahl, die für jeden Gastronomie- oder Hotelbetrieb gleichermaßen passt.
Ein Fine-Dining-Restaurant mit hohem Serviceanspruch benötigt beispielsweise mehr Personal als ein Schnellrestaurant. Auch frisch zubereitete Produkte, Öffnungszeiten, Lohnniveau, Standort und Konzept beeinflussen deinen Personalbedarf.
Deshalb ist eine möglichst niedrige Personalkostenquote nicht automatisch besser.
Denn was bringt dir eine niedrige Quote, wenn deine Gäste lange warten, dein Team dauerhaft überlastet ist und am Ende dein Service darunter leidet?
Viel wichtiger ist es, die Entwicklung im eigenen Betrieb zu beobachten:
Wie hoch war deine Quote letzten Monat? Wie sah sie im Vorjahr aus? Was passiert an besonders umsatzstarken oder schwachen Tagen?
Setze deine Personalkostenquote außerdem in Zusammenhang mit weiteren Kennzahlen wie Umsatz, Wareneinsatz, Krankenstand oder Gästezufriedenheit.
Denn am Ende geht es nicht darum, möglichst wenig Personal einzusetzen. Es geht darum, zur richtigen Zeit genau so viel Personal einzuplanen, wie dein Betrieb wirklich braucht.
Am Monatsende zeigt dir die Lohnabrechnung, wie hoch deine Personalkosten waren. Für die aktive Steuerung deines Betriebs kommt diese Information aber oft zu spät.
Denn sie beantwortet vor allem eine Frage: Was hat mein Personal gekostet?
Für deine Entscheidungen brauchst du aber eine zweite: Was haben wir mit diesem Personaleinsatz erwirtschaftet?
Ein Beispiel: Dienstags zwischen 14 und 17 Uhr planst du regelmäßig fünf Mitarbeiter ein. Die Lohnabrechnung zeigt dir später korrekt die entstandenen Kosten. Sie zeigt dir aber nicht, dass in diesen drei Stunden vielleicht regelmäßig nur wenige Gäste kommen.
Genau deshalb solltest du Personalkosten und Umsatz gemeinsam betrachten.
Bei deiner Personalkostenanalyse sind unter anderem diese Kennzahlen interessant:
So erkennst du nicht nur, dass deine Personalkosten gestiegen sind, sondern kannst besser nachvollziehen, woher die Entwicklung kommt.
Statt erst am Monatsende festzustellen, dass dein Personaleinsatz zu hoch war, kannst du früher reagieren und beispielsweise bereits deinen nächsten Dienstplan anpassen.
Personaldaten in der Dienstplanung, Umsätze im Kassensystem und Finanzdaten wieder in einem anderen System?
MEINbusiness führt Personal-, Kassen-, Umsatz- und Finanzdaten automatisch zusammen. Statt Zahlen aus verschiedenen Systemen oder Excel-Tabellen manuell abzugleichen, bekommst du ein gemeinsames Bild deiner Personalkosten und deiner betrieblichen Leistung.
So siehst du nicht nur, was dein Team kostet, sondern auch, was mit diesem Personaleinsatz erwirtschaftet wird.
MEINbusiness stellt deine tatsächlichen Personalkosten inklusive Lohnnebenkosten den geleisteten Arbeitsstunden und deinem Umsatz gegenüber. Dadurch kannst du Fragen beantworten wie:
Auch eigene Zielwerte lassen sich den tatsächlichen Ergebnissen gegenüberstellen.
Steigen deine Personalkosten stärker als geplant oder sinkt die Produktivität, erkennst du Abweichungen frühzeitig – und nicht erst Wochen später in der BWA.
So kannst du zum Beispiel deine Personalplanung überprüfen und den nächsten Dienstplan anpassen, bevor aus einer kleinen Abweichung ein dauerhaftes Kostenproblem wird.
Mehrere Standorte direkt vergleichen
Du führst mehrere Restaurants, Hotels oder Filialen?
Dann kannst du mit MEINbusiness Personalkosten, Personalkostenquote und Produktivität deiner Standorte miteinander vergleichen.
Warum erwirtschaftet Standort A mehr Umsatz pro Mitarbeiterstunde? Warum entwickelt sich die Personalkostenquote an Standort B besser? Und welche erfolgreichen Ansätze kannst du auf andere Betriebe übertragen?
So zeigt dir der Vergleich nicht nur, wo Handlungsbedarf besteht, sondern auch, wo dein Personaleinsatz bereits besonders gut funktioniert.
Das Ergebnis: MEINbusiness betrachtet deine Personalkosten nicht isoliert, sondern verbindet sie mit Umsatz, Wareneinsatz und weiteren wichtigen Unternehmenskennzahlen.
So entsteht aus einzelnen Zahlen ein Gesamtbild, mit dem du deinen Betrieb aktiv steuern kannst.
Wie das in der Praxis funktioniert, zeigt BRLO.
Früher arbeitete das Berliner Unternehmen unter anderem mit einer manuell gepflegten Excel-BWA. Heute führt BRLO mit MEINbusiness Daten aus Rechnungen, Kasse und Personal zentral zusammen und verbindet diese unter anderem mit der Dienstplanung von gastromatic.
Dadurch kann das Team Umsatz und Personalkosten gemeinsam betrachten und schneller erkennen, wie sich Personaleinsatz und Produktivität entwickeln. Relevante Kennzahlen stehen früher zur Verfügung, sodass BRLO nicht erst auf die BWA des Folgemonats warten muss.
Für Geschäftsführerin Gesine Schuster geht es dabei nicht um mehr Kontrolle, sondern um mehr Eigenverantwortung: Das Team soll selbst verstehen können, was gut läuft, wo Abweichungen entstehen und wo Handlungsbedarf besteht.
Bei einer Personalkostenanalyse betrachtest du deine Personalkosten nicht isoliert, sondern setzt sie mit weiteren Kennzahlen in Zusammenhang. Besonders wichtig sind dabei Umsatz, Arbeitsstunden, Personalkostenquote und Produktivität.
So kannst du erkennen, ob dein Personaleinsatz zu deiner tatsächlichen Auslastung und deinem Umsatz passt.
Die passende Personalkostenquote hängt stark von Konzept, Serviceanspruch, Standort und Betriebsstruktur ab. Pauschale Branchenwerte können deshalb nur als Orientierung dienen.
Wichtiger ist die Entwicklung im eigenen Betrieb: Vergleiche deine Quote über verschiedene Monate, Tage und Zeiträume und prüfe, wie sie sich gemeinsam mit deinem Umsatz entwickelt.
Der größte Hebel liegt häufig nicht in pauschal weniger Personal, sondern im gezielteren Personaleinsatz.
Passe deine Dienstpläne an das tatsächliche Gästeaufkommen an, betrachte Stoßzeiten und ruhige Phasen getrennt und behalte die Produktivität pro Mitarbeiterstunde im Blick. So kannst du unnötig besetzte Zeiten reduzieren, ohne automatisch beim Service zu sparen.
Richte deinen Personaleinsatz möglichst genau an Auslastung und Saisonalität aus. Zusätzlich lohnt es sich, Bereiche wie Housekeeping, Front Office und Gastronomie getrennt zu analysieren und Produktivitätskennzahlen regelmäßig mit deinen Zielwerten abzugleichen.
Entscheidend ist nicht nur, wie viel dein Personal kostet, sondern was du mit diesem Personaleinsatz erwirtschaftest.
Kennst du deine tatsächlichen Personalkosten und setzt sie mit Umsatz, Arbeitsstunden und Produktivität in Zusammenhang, erkennst du schneller, wo dein Betrieb gut aufgestellt ist und wo du nachsteuern solltest.
Mit MEINbusiness bringst du Personal-, Umsatz-, Kassen- und Finanzdaten an einer Stelle zusammen und erhältst so die Grundlage, um deinen Personaleinsatz datenbasiert zu steuern.
Du willst sehen, wie das mit deinen eigenen Daten funktioniert? Dann lerne MEINbusiness kennen und bring mehr Transparenz in deine Personalkosten.