Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland auch für Unternehmen aus Gastronomie und Hotellerie. Seitdem müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten Übergangsfristen.
Doch was genau gilt als E-Rechnung? Ist eine PDF-Rechnung ausreichend? Welche Fristen gelten für Gastronomiebetriebe und Hotels? Und was bedeutet die Umstellung konkret für dein Rechnungswesen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland – unabhängig von Größe und Jahresumsatz – Rechnungen elektronisch empfangen und spätestens ab 2028 auch selbst versenden können. So schreibt es die E-Rechnungspflicht vor. Sie gilt für alle Geschäfte im B2B-Bereich mit Ausnahme von Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Aber was genau ist eine E-Rechnung und wird eine eingescannte PDF-Rechnung ebenfalls als solche gewertet? Die Antwort ist nein. Die E-Rechnung ist weit mehr als nur eine digitale Version der herkömmlichen Papierrechnung: Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt und kann im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Rechnung automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden.
Für eine reibungslose Übertragung und Verarbeitung sorgen Standards wie die EN 16391, die von Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt werden. Auch EDI-Formate wie EDIFACT erfüllen diese Anforderungen. Da E-Rechnungsformate für Menschen jedoch in der Regel unlesbar sind, wird für ihre Verarbeitung eine Software wie MEINbusiness benötigt.
Um den Unternehmen ausreichend Zeit zu geben, geeignete Softwarelösungen für die digitale Rechnungslegung einzuführen und ihre Prozesse anzupassen, wurden für den Zeitraum 2025 bis 2028 Übergangsregelungen festgelegt:
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Zeitraum |
Regelung |
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ab 1.1.2025 |
Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen. |
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bis 31.12.2026 |
Unternehmen dürfen ihre Rechnungen weiterhin in anderen Formaten ausstellen, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. |
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ab 1.1.2027 |
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro müssen selbst E-Rechnungen ausstellen. |
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ab 1.1.2028 |
Alle Unternehmen in Deutschland sind verpflichtet, E-Rechnungen für ihre B2B-Umsätze auszustellen. |
Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend, um deinen Betrieb optimal auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten. MEINbusiness bietet dir eine maßgeschneiderte Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse der Gastronomie zugeschnitten ist. Von der automatischen Rechnungserfassung über den Abgleich mit Lieferantendaten bis hin zur Buchhaltungsvorbereitung – mit MEINbusiness bleibt dein Rechnungswesen transparent, rechtssicher und effizient, sodass du mehr Zeit für das Wesentliche gewinnst.
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung gilt seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Eine E-Rechnung muss strukturierte elektronische Daten enthalten, die automatisch verarbeitet werden können.
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Bis Ende 2026 können grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwendet werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027.
Nach den derzeit geltenden Übergangsregelungen müssen die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich ab dem 1. Januar 2028 per E-Rechnung abgerechnet werden.
Beide Formate können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Die XRechnung basiert auf strukturierten XML-Daten. ZUGFeRD kann strukturierte Rechnungsdaten zusätzlich mit einer für Menschen lesbaren Darstellung kombinieren.
Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro müssen grundsätzlich nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.
Kleinunternehmer sind derzeit von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen jedoch trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Rechtlich reicht für den Empfang grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach aus. Für die Anzeige und insbesondere die automatisierte Weiterverarbeitung strukturierter Rechnungsdaten kann jedoch entsprechende Software sinnvoll sein.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland bietet die optimale Gelegenheit, bestehende Prozesse im Rechnungswesen zu überdenken und gezielt zu optimieren. Durch die frühzeitige Anpassung und Implementierung einer geeigneten Software wie MEINbusiness kannst du deinen Betrieb optimal vorbereiten und nachhaltig profitieren. Die Digitalisierung deines Rechnungswesens sowie automatisierte Verarbeitungsprozesse sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern gewährleisten auch eine konstant hohe Datenqualität. Also, starte jetzt und mach dein Betrieb mit MEINbusiness fit für die Zukunft!