Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten und Deckungsbeiträge – diese Kennzahlen kennst du bereits aus den letzten Teilen unserer Controlling-Reihe. Jetzt widmen wir uns dem nächsten zentralen Bereich: den sonstigen Kosten. In diesem Beitrag erkläre ich dir, was alles zu den sonstigen Kosten zählt, was es zu beachten gilt und welche Möglichkeiten du hast, diese Ausgaben zu senken. Bevor wir uns allerdings näher mit diesem Bereich beschäftigen, gehen wir noch einmal einen Schritt zurück, und zwar zur Grundlage eines effizienten Controllings.
Ein wirtschaftlich geführter Gastronomiebetrieb beginnt mit einer sauberen Kostenanalyse und einer realistischen Budgetplanung. Dafür stellst du alle Ausgaben des vergangenen Jahres zusammen, ordnest sie den verschiedenen Kostenblöcken zu und leitest daraus dein Budget für das kommende Jahr ab. Berücksichtige dabei auch erwartbare Entwicklungen wie Inflation, steigende Energiepreise oder höhere Lieferantenkosten. Nur so kannst du einschätzen, ob deine aktuellen Kostenstrukturen tragfähig sind.
Ebenso wichtig wie die Planung ist die laufende Kontrolle. Du solltest monatlich prüfen, ob du im Soll liegst oder ob sich Abweichungen zeigen. Besonders die sonstigen Kosten steigen häufig schleichend, etwa durch teurere Verträge, gestiegene Energiekosten oder ungenutzte Abos und fallen erst im Gesamtüberblick auf. Erkennst du diese Abweichungen frühzeitig, kannst du gezielt gegensteuern.
Wareneinsatz und Personalkosten sind zwar die größten Kostenblöcke deines Gastronomiebetriebs, leider aber nicht die einzigen. Jeder Betrieb hat zusätzliche Ausgaben, die einmalig oder regelmäßig anfallen – ganz egal, ob dein Lokal gut oder weniger gut besucht ist. Dazu gehören etwa Miete, Energie, Versicherungen, Reinigung, aber auch kleinere Anschaffungen oder Reparaturkosten. Sie bilden den dritten großen Kostenblock in deinem Gastronomiebetrieb und umfassen alle fixen und variablen Kosten, die im operativen Geschäft anfallen und weder Wareneinsatz noch Personal betreffen.
In der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) findest du diese Kosten meist unter dem Sammelbegriff „Sonstige Kosten“. Wie genau und detailliert diese Kategorie in deiner Betriebswirtschaftlichen Auswertung aufgeschlüsselt ist, hängt von deiner Buchhaltungslogik bzw. der deines Steuerberaters und deiner Betriebsgröße ab.
Wichtig: Bei manchen Kosten, wie Energie, Versicherungen oder Akontozahlungen bist du an bestehende Verträge oder externe Preisentwicklungen gebunden und die tatsächlichen Kosten werden erst am Jahresende sichtbar. Umso wichtiger ist es, dass diese Ausgaben sauber zugeordnet und transparent dargestellt werden, damit du ihre Entwicklung nachvollziehen kannst.
Die sonstigen Kosten liefern dir wertvolle Einblicke in die Ausgaben deines Gastronomiebetriebs und zeigen dir, wie effizient dein Gastronomiebetrieb arbeitet. Steigen deine sonstigen Kosten, während Umsatz, Wareneinsatz und Personalkosten gleich bleiben, sinkt dein Betriebsergebnis und am Ende des Monats bleibt weniger Gewinn übrig. Deshalb ist es wichtig, diese Kennzahl im Blick zu behalten und transparent zu machen, wo genau Mehrkosten entstehen. Denn nur so kannst du auch gezielt gegensteuern.
Setzt du deine sonstigen Kosten ins Verhältnis zum Umsatz, erhältst du mit der sonstigen Kostenquote einen messbaren und vergleichbaren Wert. So kannst du unterschiedliche Zeiträume gegenüberstellen – auch wenn sie unterschiedliche Umsätze aufweisen.
Laut einer DEHOGA-Erhebung haben sich die Gaspreise im Gastgewerbe um durchschnittlich 152 % und die Strompreise um 104 % erhöht (2021/22). Ähnlich verhält es sich mit den Mietkosten, die sowohl in Österreich als auch in Deutschland in den letzten Jahren merkbar gestiegen sind. Für eine Branche mit ohnehin engen Margen ist diese Entwicklung besonders herausfordernd. Umso wichtiger ist es, dass du deine Kennzahlen im Blick hast und rechtzeitig gegensteuern kannst.
Wenn die sonstigen Kosten in deinem Gastronomiebetrieb dauerhaft zu hoch ausfallen lohnt sich ein genauer Blick darauf, wo diese Kosten entstehen und welches Einsparpotenzial besteht.
Grundsätzlich unterscheidet man zwei Kategorien
Auch wenn nicht alle Kosten direkt beeinflussbar sind, solltest du jeden Bereich regelmäßig prüfen und konsequent verhandeln. Selbst „fixe“ Kosten bieten oft mehr Spielraum als erwartet – Verträge erneuern sich, Preise ändern sich und Anbieter konkurrieren miteinander. Egal ob Miete, Reinigung, Müllentsorgung, Wäscherei, Versicherungen, Strom oder Internet – jeder Vertrag sollte regelmäßig geprüft, hinterfragt und neu verhandelt werden. Oft sind es nicht große Maßnahmen, sondern viele kleine Anpassungen, die am Ende spürbar Geld sparen.
Die sonstigen Kosten sind – neben Wareneinsatz und Personal – einer der wichtigsten Kostenblöcke in jedem Gastronomiebetrieb. Gerade in Zeiten steigender Preise ist es entscheidend, alle Ausgaben transparent im Blick zu behalten und frühzeitig gegenzusteuern. Wer seine Kosten jährlich analysiert, zukünftige Preisentwicklungen realistisch einplant und laufend optimiert, schafft die Basis für wirtschaftlich stabile Entscheidungen.
MEINbusiness unterstützt dich dabei mit klaren Auswertungen, verlässlichen Daten und einem durchgängigen Controlling über alle relevanten Bereiche. So erkennst du sofort, wo deine Kosten steigen, wo Einsparpotenziale liegen und welche Maßnahmen wirklich wirksam sind. Auf diese Weise behältst du auch in herausfordernden Zeiten die Kontrolle über deine Ausgaben und stärkst nachhaltig die Marge deines Betriebs.