Rechnungen, Belege, Kassenumsätze, Lieferanten, Kostenstellen, Freigaben, Buchhaltung: In deinem Gastro-Alltag entstehen jeden Tag große Mengen an Finanzdaten. Je mehr Standorte und Lieferanten du hast, desto schwieriger wird es für dich, diese Informationen sauber zu verwalten.
Mit einer Buchhaltungssoftware für die Gastronomie kannst du viele dieser Prozesse digitalisieren und vereinfachen. Allerdings erfüllt nicht jede Lösung die Anforderungen der Gastronomie & Hotellerie.
Während klassische Buchhaltungsprogramme vor allem Geschäftsvorfälle für die Finanzbuchhaltung verarbeiten, brauchst du als Gastronom zusätzlich Informationen für die operative Steuerung: Wie entwickeln sich deine Warenkosten? Wo steigen deine Einkaufspreise? Wie hoch sind deine Personalkosten? Welcher Standort liegt über deinem geplanten Budget?
Wenn du eine neue Buchhaltungssoftware für die Gastronomie auswählst, solltest du dich deshalb nicht nur fragen:
„Kann die Software meine Buchhaltung abbilden?"
sondern auch:
„Kann ich mit den vorhandenen Daten meinen Betrieb besser steuern?"
Mit MEINbusiness erhältst du eine Lösung, die Buchhaltung und operative Steuerung von Anfang an zusammendenkt.
Eine Buchhaltungssoftware für die Gastronomie unterstützt dich bei der digitalen Verarbeitung und Verwaltung deiner Finanzdaten egal ob du ein einzelnes Restaurant, eine Restaurantgruppe oder einen Hotelbetrieb führst.
Je nach Lösung kannst du damit beispielsweise folgende Bereiche abdecken:
Als Gastronom hast du dabei besondere Anforderungen. Viele Lieferanten, zahlreiche Einzelpositionen auf Rechnungen, wechselnde Einkaufspreise und unterschiedliche Standorte sorgen bei dir schnell für große Datenmengen.
Eine gute Buchhaltungssoftware für die Gastronomie sollte deshalb Belege nicht nur digital ablegen, sondern die enthaltenen Informationen strukturiert für dich nutzbar machen.
Als Restaurant hast du andere Anforderungen als ein klassisches Büro.
Du bestellst regelmäßig Lebensmittel und Getränke, Einkaufspreise verändern sich, Lieferanten wechseln, täglich entstehen Kassendaten, und deine Personalkosten haben großen Einfluss auf deine Wirtschaftlichkeit.
Führst du mehrere Standorte, vervielfacht sich diese Komplexität für dich zusätzlich.
Deine Herausforderung besteht deshalb darin, Finanzbuchhaltung und operative Daten möglichst sinnvoll miteinander zu verbinden.
Denn deine Buchhaltung beantwortet vor allem die Frage, was finanziell passiert ist. Für dein operatives Controlling möchtest du zusätzlich verstehen, warum sich dein Ergebnis verändert hat. MEINbusiness wurde für diese Verbindung aus Buchhaltung und Controlling entwickelt.
Einer der größten Hebel für die Digitalisierung deiner Buchhaltung liegt bei den Eingangsrechnungen.
Rechnungen erhältst du beispielsweise als PDF, per E-Mail oder über elektronische Datenformate. Du prüfst, du oder dein Steuerberater kontiert und archivierst du sie anschließend manuell, entsteht bei dir schnell ein erheblicher Verwaltungsaufwand.
Eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung kann diesen Prozess für dich deutlich vereinfachen.
Eine gute Buchhaltungssoftware für die Gastronomie sollte deine Rechnungen dabei nicht nur speichern, sondern relevante Informationen strukturiert erfassen. Dazu gehören beispielsweise:
Gerade für dein Controlling sind die einzelnen Positionen besonders interessant. Denn die Gesamtsumme einer Rechnung zeigt dir zwar, wie viel du bezahlen musst – die einzelnen Positionen zeigen dir dagegen, wofür du dein Geld ausgibst und wie sich deine Einkaufspreise entwickeln.
Mit MEINbusiness werden deine Eingangsrechnungen nicht nur digital erfasst, sondern bis auf Positionsebene strukturiert ausgelesen – die Grundlage für alle weiteren Auswertungen.
Eine Rechnung landet bei dir per E-Mail beim Restaurantleiter, wird an die Zentrale weitergeleitet, dort geprüft und anschließend noch einmal an die Buchhaltung geschickt.
Kommt dir das bekannt vor?
Solche Prozesse kosten dich Zeit und erschweren die Nachvollziehbarkeit.
Mit digitalen Freigabeprozessen kannst du Rechnungen strukturiert durch dein Unternehmen führen. Dabei solltest du klar definieren: Wer darf welche Rechnung prüfen? Wer gibt sie frei? Welche Kostenstelle gehört dazu? Und was passiert bei Unstimmigkeiten?
Gerade wenn du mehrere Standorte führst, können standardisierte Freigabeprozesse einen großen Unterschied für dich machen. MEINbusiness bildet solche Freigabeworkflows digital ab, mit klaren Zuständigkeiten je Standort und Kostenstelle.
Eine neue Buchhaltungssoftware für die Gastronomie muss deine bestehende Finanzbuchhaltung nicht zwangsläufig ersetzen.
Für dich ist meist entscheidender, dass verschiedene Systeme sauber miteinander kommunizieren.
Deshalb solltest du bei der Auswahl prüfen, welche Schnittstellen und Exportmöglichkeiten dir zur Verfügung stehen.
MEINbusiness unterstützt dich beispielsweise bei der Weitergabe von Daten an Systeme wie DATEV, BMD, SAP oder Abacus. So kannst du operative Prozesse und Finanzbuchhaltung miteinander verbinden, ohne doppelten Aufwand.
DATEV zählt zu den meistgenutzten Systemen für Steuerberatung und Finanzbuchhaltung im deutschsprachigen Raum. Arbeitest du eng mit deiner Steuerkanzlei zusammen, profitierst du besonders davon, wenn deine Rechnungsdaten nicht erneut erfasst, sondern direkt in einem DATEV-kompatiblen Format übergeben werden. MEINbusiness bereitet Kontierung, Belege und Buchungssätze so auf, dass du sie reibungslos an DATEV weitergeben kannst – der manuelle Abstimmungsaufwand mit deiner Kanzlei verringert sich und durch Automatisierung der Kontierung, auch die Kosten.
BMD ist insbesondere im österreichischen Mittelstand und in der Gastronomie weit verbreitet. Setzt du BMD bereits für deine Finanzbuchhaltung ein, ist eine saubere Schnittstelle für dich entscheidend, damit du Rechnungsdaten nicht doppelt pflegen musst. MEINbusiness übergibt geprüfte und kontierte Rechnungsdaten strukturiert an BMD, sodass deine operative Rechnungsverarbeitung und Finanzbuchhaltung durchgängig miteinander verbunden bleiben.
Führst du ein größeres Gastronomieunternehmen oder eine Restaurantkette, setzt du häufig auf SAP als zentrales ERP-System. Dabei zählt für dich vor allem, dass Daten aus vielen Standorten zuverlässig und in großem Volumen verarbeitet werden können. MEINbusiness kann Rechnungs-, Kostenstellen- und Buchungsdaten an SAP übergeben und schafft damit die Brücke zwischen deiner dezentralen, operativen Rechnungserfassung im Restaurant und deiner zentralen Finanzbuchhaltung im Konzern.
Abacus setzt du vor allem dann ein, wenn du in der Schweiz eine ERP- und Buchhaltungslösung suchst. Nutzt du Abacus, bietet dir MEINbusiness eine Anbindung, über die du Rechnungsdaten inklusive Kontierung und Kostenstellenzuordnung automatisiert übergeben kannst – statt Belege manuell zu erfassen oder zwischen Systemen zu übertragen.
Eine Rechnung enthält für dich mehr Informationen als nur einen Betrag für die Finanzbuchhaltung. Sie enthält Daten über Lieferanten, Artikel, Mengen und Einkaufspreise.
Verarbeitest du diese Informationen strukturiert, kannst du sie zusätzlich für dein Controlling in der Gastronomie nutzen. So kannst du beispielsweise Fragen beantworten wie:
Aus deinem Buchhaltungsprozess entsteht damit gleichzeitig eine wertvolle Datengrundlage für deine wirtschaftlichen Entscheidungen – ein Bereich, in dem sich MEINbusiness klar von klassischer Buchhaltungssoftware abhebt.
Für eine umfassende wirtschaftliche Betrachtung reichen dir Rechnungsdaten allein nicht aus.
Ein Beispiel: Dein Umsatz steigt um 8 Prozent. Klingt zunächst gut. Gleichzeitig steigen aber deine Warenkosten, und du brauchst deutlich mehr Personalstunden. Ob dein Betrieb tatsächlich wirtschaftlicher geworden ist, kannst du allein anhand des Umsatzes nicht beurteilen.
Deshalb lohnt es sich für dich, Kassendaten, Rechnungsdaten und Personaldaten miteinander zu verbinden. Dadurch kannst du wichtige Kennzahlen gemeinsam betrachten, beispielsweise:
So wird aus reiner Datenerfassung eine echte Grundlage für dein Controlling. MEINbusiness führt diese Datenquellen für dich zentral zusammen und macht sie ohne manuellen Zusatzaufwand auswertbar.
Führst du ein einzelnes Restaurant, kann eine einfache digitale Buchhaltungslösung für dich ausreichend sein. Führst du dagegen eine Restaurantgruppe, einen Hotelbetrieb oder ein anderes Gastronomieunternehmen mit mehreren Standorten, steigen deine Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware für die Gastronomie deutlich.
Dann solltest du unter anderem prüfen: Können Rechnungen automatisch dem richtigen Standort zugeordnet werden? Lassen sich unterschiedliche Kostenstellen abbilden? Kannst du Berechtigungen zentral steuern? Lassen sich deine Standorte miteinander vergleichen?
Dein Ziel sollte sein, eine gemeinsame Datenbasis für dein gesamtes Unternehmen zu schaffen, ohne den Überblick über einzelne Betriebe zu verlieren.
Je strukturierter du deine Daten bereits vor der Übergabe an die Finanzbuchhaltung aufbereitest, desto einfacher werden für dich die nachgelagerten Prozesse.
Dazu gehören beispielsweise die richtige Zuordnung von Lieferanten, Konten oder Kostenstellen sowie klar definierte Freigabeprozesse.
Als Gastronom lohnt es sich deshalb, bei einer Software nicht nur auf die eigentliche Buchungsfunktion zu schauen. Die entscheidende Frage solltest du dir vielmehr stellen:
Wie viel manuelle Arbeit entsteht bei dir zwischen Rechnungseingang und fertigem Buchhaltungsdatensatz? Hier liegt für dich häufig großes Digitalisierungspotenzial.
Wo ist diese eine Rechnung von vor acht Monaten? In deinem E-Mail-Postfach? In einem Ordner im Restaurant? Bei der Buchhaltung?
Eine digitale Dokumentenverwaltung sorgt dafür, dass du Rechnungen zentral wiederfindest und sie den entsprechenden Vorgängen zugeordnet sind.
Gerade wenn du mehrere Standorte führst, reduziert das deinen Suchaufwand erheblich und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Operations, Finance und Buchhaltung. Mit MEINbusiness liegen alle deine Belege revisionssicher und zentral archiviert an einem Ort.
MEINbusiness setzt bereits bei deiner Eingangsrechnung an. Deine Rechnungsdaten werden digital verarbeitet und können für nachgelagerte Prozesse sowie für Analysen genutzt werden. Dazu gehören unter anderem Rechnungsfreigabe, Kontierhilfe, Zahlungsdatei, digitales Archiv und die Übergabe an deine angebundenen Buchhaltungssysteme.
Der entscheidende Vorteil liegt jedoch in der Verbindung mit weiteren Daten: MEINbusiness kann deine Rechnungsinformationen mit Kassen-, Personal- und Budgetdaten zusammenführen. Dadurch entsteht für dich eine zentrale Grundlage für dein operatives und finanzielles Controlling.
Statt Rechnungen nur zu verbuchen, kannst du ihre Daten zusätzlich nutzen, um beispielsweise Warenkosten, Einkaufspreise, Umsatzentwicklung, Personalkosten, Produktivität oder Deckungsbeiträge zu analysieren.
Führst du mehrere Betriebe, entsteht dadurch eine gemeinsame Datenbasis für Finance, Operations und F&B-Management. Die Rechnung wird für dich damit nicht zum Endpunkt eines Verwaltungsprozesses, sondern zum Ausgangspunkt für bessere Entscheidungen.
MEINbusiness ist die Lösung, die Buchhaltung, Rechnungsverarbeitung und Controlling in der Gastronomie erstmals konsequent zusammenführt.
Bevor du dich für eine Lösung entscheidest, solltest du insbesondere diese Fragen für dich prüfen:
Je weniger Daten du zwischen unterschiedlichen Systemen manuell übertragen musst, desto größer ist dein Potenzial für effizientere Prozesse. MEINbusiness erfüllt alle diese Anforderungen in einer integrierten Lösung für dich.
Das hängt von der Größe und Struktur deines Betriebs ab. Führst du ein einzelnes Restaurant, hast du andere Anforderungen als bei einer Restaurantgruppe mit mehreren Standorten. Wichtig sind für dich insbesondere digitale Eingangsrechnungsverarbeitung, Freigabeprozesse, Kostenstellen, Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung und möglichst wenig manuelle Datenübertragung. MEINbusiness deckt diese Anforderungen für dich ab. Unabhängig von deiner Betriebsgröße.
Nicht zwingend. Viele klassische Buchhaltungsprogramme kannst du auch als Gastronomiebetrieb nutzen. Als Gastronom hast du jedoch besondere Anforderungen durch zahlreiche Lieferanten, hohe Rechnungsvolumen, unterschiedliche Warengruppen, Kassendaten und häufig mehrere Standorte. Deshalb sind spezialisierte Lösungen wie MEINbusiness oder zusätzliche Datenmanagement-Plattformen für dich in der Regel sinnvoll.
Digitale Prozesse reduzieren deine manuelle Arbeit bei Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe, Kontierung, Übergabe und Archivierung. Zusätzlich kannst du strukturierte Rechnungsdaten für Einkaufsanalysen und Controlling nutzen. Ein Vorteil, den MEINbusiness durch die durchgängige Datenverknüpfung besonders konsequent für dich umsetzt.
Bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung erfasst du Rechnungen elektronisch, relevante Informationen werden strukturiert verarbeitet und dir für weitere Schritte wie Prüfung, Freigabe, Buchhaltung oder Archivierung bereitgestellt. Je nach Lösung kannst du auch einzelne Artikelpositionen aus Rechnungen analysieren.
Buchhaltungssoftware dient dir vor allem zur Verarbeitung und Dokumentation finanzieller Geschäftsvorfälle. Controlling-Software nutzt deine Daten dagegen für Analyse, Planung, Vergleiche und Unternehmenssteuerung. MEINbusiness verbindet beide Ansätze in einer einzigen Lösung für dich.
Relevant sind für dich vor allem Schnittstellen beziehungsweise Exportmöglichkeiten zu deiner bestehenden Finanzbuchhaltung sowie zu Kassen-, Personal- und weiteren operativen Systemen. Welche Schnittstellen du tatsächlich brauchst, hängt von deiner vorhandenen Systemlandschaft ab. MEINbusiness bietet dir unter anderem Anbindungen an DATEV, BMD, SAP und Abacus.
Cloudbasierte Lösungen ermöglichen es dir, Informationen unterschiedlicher Standorte zentral verfügbar zu machen. Das erleichtert dir unter anderem standardisierte Prozesse, zentrale Freigaben und standortübergreifende Auswertungen.
MEINbusiness digitalisiert deine Eingangsrechnungen und unterstützt dich bei Prozessen wie Freigabe, Kontierhilfe, Zahlungsdatei, Archivierung und Datenübergabe an angebundene Buchhaltungssysteme. Zusätzlich kannst du Rechnungsdaten mit weiteren Unternehmensdaten verbinden und für Controlling und Analysen nutzen – als zentrale Plattform für Finance, Operations und F&B-Management.
Eine Buchhaltungssoftware für die Gastronomie sollte für dich nicht nur Papier durch PDFs ersetzen. Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn du deine Finanzdaten strukturiert verarbeitest, mit bestehenden Systemen verbindest und für weitere Prozesse nutzbar machst.
Führst du eine Restaurantgruppe oder ein Gastronomieunternehmen mit mehreren Standorten, solltest du deshalb Buchhaltung, Rechnungsverarbeitung und Controlling nicht als voneinander getrennte Datenwelten betrachten.
MEINbusiness liefert dir diesen ganzheitlichen Ansatz – und macht so aus deiner Buchhaltung mehr als reine Verwaltung sondern eine wichtige Datengrundlage für deine besseren Entscheidungen.