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Siemens Energy: Bondrucken & Co adé: alles digital

Jederzeit von überall mit einem Klick zu allen relevanten Daten und Zahlen, ob Artikel, Mengen, Preise, Rezepte, Zutaten oder Einnahmen – und das alles cloudbasiert. Dazu ein flexibles Bezahlsystem und die Verknüpfung des Kassensystems mit der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung: Bei Siemens Energy ist das nicht mehr frommer Wunsch, sondern schon Realität. „Ein Digitalisierungsgrad, der in dieser Größenordnung und Ganzheitlichkeit meines Wissens hierzulande bisher einzigartig ist“, sagt Management-Berater Helmut Pauly

Der Geburtshelfer dieser Lösung hat selbst mehr als 35 Jahre auf verschiedenen Positionen bei Siemens gearbeitet, unter anderem als Catering- und IT-Manager. Seit drei Jahren berät und begleitet er im Tandem mit Großküchenplanern wie Henke IFG Unternehmen bei Digitalisierungsprozessen. Das Fallbeispiel Siemens Energy ist vielschichtig. Die Ausgliederung der Energiesparte aus dem Mutterkonzern in die eigenständige Siemens Energy AG im April 2020 dürfte wohl das größte Spin-off in der Wirtschaftsgeschichte Deutschlands sein. Zur Verdeutlichung der Dimension: Das ausgegründete Unternehmen mit seinen weltweiten Standorten generierte im abgelaufenen Geschäftsjahr einen Umsatz von rund 27,5 Milliarden Euro. Allein in Deutschland gibt es neun Werke, die sich quer über die Republik verteilen, von Mülheim an der Ruhr über Erfurt bis Nürnberg. 

Eigenständig umfasst auch Betriebs-IT

„Ende 2018 haben wir damit begonnen, uns mit den Konsequenzen der Abspaltung für die Mitarbeiterverpflegung zu beschäftigen“, berichtet Harald Tönges, langgedienter F&B-Fachmann und Projektleiter Digitalisierung bei Siemens Energy. Denn losgelöst von der Mutter auf eigenen Füßen stehen: Daraus erwachsen, ob „Teenager“ oder „Unternehmenssparte“, ebenso neue Freiheiten wie Pflichten. Zum Beispiel sei schon früh klar gewesen, so Tönges, dass Abspalten auch bedeute, abgeklemmt zu werden von sämtlichen Konzernsystemen. Eine Bedingung, die Steuer- und Aktienrecht bei Minderheitsbeteiligungen diktieren. Das heißt, weder hätte man weiterhin auf die IT noch auf die sechsköpfige IT-Mannschaft zugreifen dürfen.

Die neue digitale Infrastruktur, so viel stand zum Projektstart im Oktober 2019 bereits fest, sollte möglichst schlank und webbasiert sein, der Einkauf automatisiert werden. Ebenfalls auf der Wunschliste der F&B-Verantwortlichen: eine Softwarelösung, die standardmäßig alles abdeckt, was gebraucht wird „und keine Bastelarbeiten“ erfordert. Helmut Pauly ergänzt: „Beim Definieren des Konzepts hat sich dann die Idee entwickelt, nicht nur einfach eine neue Software zu implementieren. Vielmehr kristallisierte sich der Gedanke heraus, den gesamten Prozess von Warenwirtschaft über Gästekommunikation bis Controlling neu zu denken und einzukaufen.“ Parallel wurde sondiert, welche Instrumente und Anbieter dafür in- frage kamen.

Detaillierte Ausschreibung

Fünf Monate nach der Ausschreibung im Dezember 2019 folgte die Auftragsvergabe. Den Zuschlag bekam zum einen der Münchener Anbieter Tessero mit seinem iPad-Kassensystem „helloTess!“. Zum anderen fiel die Entscheidung auf das cloudbasierte Managementtool „MeinBusiness“ des gleichnamigen österreichischen Start-ups. Es übernimmt nicht nur den Einkauf für Caterer und Gastronomen, kontrolliert und verhandelt Preise mit bewährten und neuen Lieferanten. Das Tool bringt vor allem Einkauf, Buchhaltung und Controlling auf ein komplett digitales Niveau. Über die Cloud-Plattform MeinBusiness können Anwender also jederzeit mobil auf sämtliche Betriebskennzahlen und Berichte zugreifen.

Alles neu, alles anders – klar, sei das buchstäblich eine Umstellung gewesen, so Tönges. Schließlich mussten sämtliche Artikeldaten und Rezepturen elektronisch aufbereitet werden. Willkommener Nebeneffekt: „Wir sind jede Menge Datenmüll losgeworden.“ Lediglich 25 Lieferanten mussten für Siemens Energy neu eingepflegt werden. Worüber sich der Projektleiter Digitalisierung am meisten freut: „Endlich keine Zettelwirtschaft mehr! Alles passiert auf dem Tablet. Und nach Warenkontrolle und digitaler Lieferbestätigung flutschen sämtliche Daten automatisch in den Zahlungsvorgang.“

Essenskosten über Gehaltskonto

Das Essen wird unter Einhaltung des Datenschutzes direkt vom Gehaltskonto der Gäste abgebucht.

Helmut Pauly Das Essen wird unter Einhaltung des Datenschutzes direkt vom Gehaltskonto der Gäste abgebucht. Auch das neue IPad-Kassensystem „helloTess!“ in den Mitarbeiterrestaurants und Kaffeebars macht die Zahlungsabwicklung smarter und schlanker. Das Servicepersonal profitiert von der intuitiven Bedienbarkeit, der Betriebsleiter vom cloudbasierten Backoffice mit Echtzeit-Daten. Für die Gäste wird es ebenfalls einfacher. Aufwerter sind genauso Geschichte wie die umständliche, starre Abrechnung. „Vorher musste uns jeder eine Einzugsermächtigung erteilen, damit wir den Umsatz von seinem Gehaltskonto abbuchen durften.“ Bei der neuen Lösung entfällt das, der Datenschutz wird trotzdem gewahrt. Identifikationsschlüssel ist die mit jeder Mitarbeiterkarte verknüpfte Personalnummer.

Bons ausdrucken zu müssen, gehört ebenfalls der Vergangenheit an. Stattdessen übermittelt die Kasse einen QR-Code. Darüber hinaus können Gäste ihre Umsätze online nachverfolgen; der Zugang zur Online-Auskunft ist über eine 2-Faktor-Authentifizierung geschützt. Externe Gäste zahlen entweder mit ihrer Giro- oder ihrer Kreditkarte. Speisen und Getränke bar zahlen – das geht nur noch in den vier Betriebseinheiten, die von Dienstleistern gemanagt werden. „In unseren fünf Eigenregiebetrieben haben wir uns durch die Digitalisierung vom Bargeld befreit.“ 

Dieser Text ist ein Exzerpt. Der ganze Beitrag erschien im Oktober-Heft der gv-praxis. #APPLINK2021-09-22-46-gvpraxis#

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